Zarządzenie Nr 84/06

Wójta Gminy Sztabin

z dnia 13 września 2006r.

w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Gminy Sztabin

   Na podstawie art. 33, ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001r., Nr 142, poz. 1591, z 2002r., Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271 i Nr  214, poz. 1806, z 2003r., Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568, z 2004r., Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz. 1203)  zarządzam, co nastepuje:

§ 1. Nadaję Regulamin Organizacyjny Urzędowi Gminy Sztabin, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Traci moc Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Sztabin, stanowiący załącznik do zarządzenia Nr 80/05 Wójta Gminy Sztabin z dnia 10 sierpnia 2005r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Sztabin.

§ 3. Zobowiązuję Sekretarza Gminy Sztabin do wdrożenia postanowień niniejszego zarządzenia.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Wójt

Tadeusz Drągiewicz

 

 

 

 

Załącznik do

Zarządzenia Nr 84/06

 Wójta Gminy Sztabin

 z dnia 13 września 2006 roku

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

URZĘDU GMINY SZTABIN

 

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1. Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Sztabin, zwany dalej Regulaminem, określa:

           zakres działania i zadania Urzędu Gminy Sztabin, zwanego dalej Urzędem;

           organizację Urzędu;

           zasady funkcjonowania Urzędu;

           zakres działania kierownictwa Urzędu i poszczególnych stanowisk pracy w Urzędzie.

§ 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

           Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Sztabin;

           Radzie, Wójcie – należy przez to rozumieć odpowiednio Radę Gminy Sztabin i Wójta Gminy Sztabin.

§ 3. Urząd jest jednostką budżetową Gminy.

           Wójt jest pracodawcą dla zatrudnionych w Urzędzie pracowników;

           Siedzibą Urzędu jest Sztabin, ul. Augustowska 53

Rozdział 2

Zakres działania i zadania Urzędu

§ 4. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Gminie:

           zadań własnych;

           zadań zleconych ustawowo;

           zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej i samorządowej;

§ 5. 1. Do zadań Urzędu należy realizacja obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał i zarządzeń organów Gminy.

2. W szczególności do zadań Urzędu należy:

           przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej;

           wykonywanie – na podstawie udzielonych upoważnień – czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań Gminy;

           zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków;

           przygotowywanie uchwalenia i wykonywania budżetu Gminy oraz innych aktów organów Gminy;

           zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji rady i posiedzeń jej komisji.

           prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu;

           wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi, w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności:

        przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,

        prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,

        przechowywanie akt,

        archiwizowanie akt,

           realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy – zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Rozdział 3

Organizacja Urzędu

§ 6. 1. W skład Urzędu wchodzą następujące referaty i stanowiska pracy, które przy znakowaniu i załatwianiu spraw posługują się symbolami:

            Gminne Centrum Reagowania – “WGCR”;

            Radca Prawny – “WP”;

           Kierownik USC – “USC”, oraz stanowisko pracy ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych - “WOB”;

            Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych, kierujący „pionem ochrony” – “WPO”, oraz stanowisko pracy ds. pozamilitarnych ogniw obronnych – “WW”, któremu podlegają:

        Kierownik kancelarii tajnej – „WPOT”,

        Administrator systemu teleinformatycznego – „WPOI”,

        Inspektor bezpieczeństwa teleinformatycznego – „WPOB”,

            Stanowisko pracy ds. przygotowania inwestycji – “WPI”;

            Stanowisko pracy ds. realizacji inwestycji - „WRI”;

            Stanowisko pracy ds. rolnictwa i środowiska – “WR”;

            Główny Księgowy Budżetu Oświaty – “WO”, któremu podlega:

         Stanowisko pracy ds. płac i ubezpieczeń pracowników oświaty – “WOF”,

            Sekretarz Gminy – Kierownik Referatu Organizacyjno - Administracyjnego – “O”, któremu podlegają następujące stanowiska pracy:

         Stanowisko pracy ds. administracyjno-kadrowych – “OAK”,

         Stanowisko pracy ds. obsługi rady i ewidencji działalności gospodarczej – “OR”,

         Stanowisko pracy ds. gospodarki mieszkaniowej i bhp – “OM”,

         Stanowisko pracy ds. gospodarki gruntami i transportu – “OG”,

         Stanowisko pracy ds. informatyzacji i integracji europejskiej – “OI”.

            Skarbnik Gminy – Główny Księgowy Budżetu - Kierownik Referatu Finansowo-Księgowego – “F”, któremu podlegają następujące stanowiska pracy:

         Zastępca Głównego Księgowego Budżetu – Zastępca Kierownika Referatu

Finansowo- Księgowego – “FB”,

         Stanowisko pracy ds. księgowości podatkowej – “FP”,

         Stanowisko pracy ds. wymiaru podatku – “FW”,

         Stanowisko pracy ds. kasowych oraz płac i ubezpieczeń społecznych – “FK”.

2.  Urząd Gminy Sztabin ponadto, w zależności od potrzeb może zatrudnić pracowników obsługi wymienionych w V tabeli rozporządzenia Rady Ministrów z dnia          2 sierpnia 2005r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.

§ 7. Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

§ 8. 1. Wójt Gminy może powoływać swoich Pełnomocników do określonych spraw, funkcjonujących w ramach Urzędu Gminy zatrudnionych stale lub doraźnie na zasadzie umów zleceń lub umów o innym charakterze, podlegających jego zwierzchnictwu i wykonujących swoje zadania z reguły koordynacyjno - opiniująco - doradcze, według odrębnie ustalonych zasad.

2. Urząd Gminy doraźnie zatrudnia pracowników na czas określony, w ramach porozumień zawartych z Powiatowym Urzędem Pracy.

Rozdział 4

Zasady funkcjonowania Urzędu

§ 9. Urząd działa w oparciu o następujące zasady:

           praworządności;

           racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym;

           jednoosobowego kierownictwa;

           kontroli wewnętrznej;

           podziału zadań pomiędzy poszczególne stanowiska pracy;

           wzajemnego współdziałania.

§ 10. 1. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań działają na podstawie prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

2. Pracownicy Urzędu ponoszą odpowiedzialność służbową przed Wójtem.

3. Szczegółowe kompetencje i odpowiedzialność pracowników określają zakresy czynności.

§ 11. 1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy, z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem gminnym.

2. Zakupy, inwestycje i usługi realizowane są po wyborze najkorzystniejszych ofert, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.

§ 12. 1. Jednoosobowe kierownictwo polega na jednolitości przekazywania poleceń i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.

2. Urzędem kieruje Wójt przy pomocy Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Wójtem za realizację swoich zadań.

3. Kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych Gminy kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań i ponoszą za to odpowiedzialność przed Wójtem Gminy.

4. Kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych Gminy są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracownikom i sprawują nadzór nad nimi.

§ 13. 1. W Urzędzie sprawowana jest kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu i wykonywania obowiązków przez poszczególnych pracowników Urzędu.

2. Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie określa załącznik nr 2 do Regulaminu.

§ 14. Pracownicy Urzędu są zobowiązani do wzajemnego współdziałania, w szczególności w zakresie wzajemnych konsultacji.

§ 15. Czynności o charakterze przygotowawczym i techniczno-kancelaryjnym są wykonywane na poszczególnych stanowiskach we własnym zakresie.

§ 16. Zasady i tryb postępowania ze sprawami wniesionymi do Urzędu regulują: kodeks postępowania administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczególne, dotyczące prowadzenia określonych spraw.

§ 17. 1. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw obywateli ponoszą pracownicy, zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków.

2. Sprawy wniesione przez obywateli do Urzędu są ewidencjonowane w spisach i rejestrach spraw.

3. Pracownik ds. administracyjno-kadrowych prowadzi rejestr skarg i wniosków, wpływających do Urzędu oraz skarg i spraw zgłaszanych w czasie przyjęć interesantów przez Wójta i Sekretarza Gminy.

4. Rejestr skarg i wniosków obejmuje również skargi i wnioski na działalność Wójta i Kierownikow Jednostek Organizacyjnych kierowane do Rady Gminy.

5. Zasady i tryb rozpatrywania skarg i wniosków stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu.

6. Pracownik ds. administracyjno – kadrowych prowadzi rejestr wydanych zarządzeń Wójta.

Rozdział 5

Zakresy zadań Wójta Gminy, Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy

§ 18. Do zakresu zadań Wójta należy:

           reprezentowanie Urzędu na zewnątrz;

           podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności;

           wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy;

           podział zadań pomiędzy poszczególne stanowiska organizacyjne;

           udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych;

           czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu;

           upoważnianie pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej;

           wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Wójta przez przepisy prawa oraz uchwały Rady.

§ 19. Do zadań Sekretarza Gminy należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:

           opracowywanie projektów Regulaminu Organizacyjnego i jego zmian;

           opracowywanie projektów podziału zadań na stanowiska pracy;

           opracowywanie zakresów czynności na stanowiskach pracy,

            nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr;

           przedkładanie Wójtowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu;

           wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników bezpośrednio mu podległych;

           koordynacja i nadzór nad pracami remontowymi w Urzędzie i zakupami na potrzeby Urzędu;

           koordynacja przygotowania i realizacji uchwał Rady Gminy;

            organizacja spraw związanych z wyborami i spisami;

           wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Wójta;

            przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy;

           nadzór nad prowadzeniem Biuletynu Informacji Publicznej;

           nadzór nad sporządzaniem wniosków o zewnętrzne środki finansowe;

           nadzór nad funkcjonowaniem systemu informacji oświatowej w poszczególnych szkołach publicznych i w Urzędzie Gminy;

           prowadzenie spraw związanych z awansem zawodowym nauczycieli;

           nadzór nad postępowaniem z zakresu zamówień publicznych.

§ 20. Do zadań Skarbnika Gminy należy:

           wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości;

           wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników księgowości budżetowej, podatkowej i finansowej ,;

           nadzorowanie realizacji budżetu Gminy;

           kontrasygnowanie czynności prawnych związanych z zaciąganiem zobowiązań pieniężnych i udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty;

           przygotowywanie projektów uchwały budżetowej wraz z objaśnieniami oraz projektów uchwał dotyczących zmian w budżecie Gminy;

           współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej;

           wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Wójta;

           nadzór nad rozliczaniem finansowym dotacji otrzymanych z jednostek i organizacji rządowych, pozarządowych i funduszy pomocowych;

           nadzór i kontrola nad działalnością finansową jednostek organizacyjnych Gminy;

           pełnienie funkcji kontrolera budżetu gminy.

Rozdział 6

Stanowiskowy podział zadań

§ 21. Do wspólnych zadań pracowników Urzędu należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby organów Gminy a w szczególności:

           prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji;

           pomoc Radzie, właściwym rzeczowo komisjom Rady oraz jednostkom organizacyjnym i pomocniczym Gminy w wykonywaniu ich zadań;

           współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy;

           współdziałanie w przygotowaniu projektów zarządzeń Wójta;

           przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań;

           współdziałanie z Sekretarzem w zakresie organizacji pracy, szkolenia i doskonalenia zawodowego;

           przechowywanie i archiwizowanie akt;

           stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt;

           stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu dokumentów;

           przestrzeganie tajemnicy służbowej i skarbowej oraz zasad wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych oraz o ochronie informacji niejawnych;

           udzielanie informacji publicznych, zgodnie z obowiązującymi przepisami, w formie papierowej i elektronicznej.

§ 22. Do zadań Gminnego Centrum Reagowania, bezpośrednio podległego Wójtowi, należy podejmowanie działań zapobiegających skutkom klęsk żywiołowych oraz usuwanie skutków klęsk żywiołowych, awarii i zdarzeń nadzwyczajnych na terenie gminy na zasadach i w trybie określonym odrębnymi przepisami.

§ 23. Do zadań Radcy Prawnego, bezpośrednio podległego Wójtowi, należy wykonywanie obsługi prawnej Urzędu na zasadach i w trybie prac określonych odrębnymi przepisami, głównie ustawą o radcach prawnych.

§ 24. 1. Do zadań, wykonywanych w ramach zadań zleconych, Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, należy w szczególności:

           przyjmowanie oświadczeń o:

        wstąpieniu w związek małżeński,

        powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa,

        uznaniu dziecka,

        zmianie imienia (imion) dziecka wpisanego do aktu w chwili jego sporządzenia,

        nadaniu dziecku nazwiska męża matki,

           sporządzanie aktów stanu cywilnego;

           sporządzanie odpisów;

           sporządzanie zaświadczeń;

           ustalanie, odtwarzanie i uzupełnianie treści aktów stanu cywilnego;

           nanoszenie wzmianek marginesowych i przypisków.

2. Do zadań stanowiska pracy ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych, wykonywanych w ramach zadań zleconych, należy:

           przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych na pobyt stały, czasowy, prowadzenie ewidencji w tym zakresie, wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania lub wymeldowania;

           zakładanie i prowadzenie kart osobowych mieszkańców i ich aktualizacja oraz spraw związanych z systemem PESEL;

           udzielanie informacji adresowych;

           prowadzenie rejestru wyborców, sporządzanie spisów wyborców;

           wydawanie poświadczeń zamieszkania;

           sporządzanie wykazów przedpoborowych dla potrzeb rejestracji;

           prowadzenie dokumentacji i wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość.

§ 25. Do zadań Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych, kierującego „Pionem Ochrony” oraz stanowiska pracy ds. pozamilitarnych ogniw obronnych, wykonywanych w ramach zadań zleconych, bezpośrednio podległego Wójtowi, należy w szczególności:

           zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym ich ochrony fizycznej;

           zapewnienie ochrony systemów i sieci teleinformatycznych , w których są wytwarzane, przetwarzane, przechowywane lub przekazywane informacje niejawne;

           opracowanie i aktualizacja planu ochrony informacji niejawnych oraz nadzorowanie jego realizacji;

           sprawowanie nadzoru nad funkcjonowaniem kancelarii tajnej;

           klasyfikacja informacji niejawnych;

           prowadzenie postepowań sprawdzajacych;

           prowadzenie wykazu stanowisk oraz wykazu osób dopuszczonych do pracy na stanowiskach, z którymi może się wiązać dostęp do informacji niejawnych;

           prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych;

           kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji przez pracowników urzędu gminy jak i innych jednostek organizacyjnych gminy;

           bieżąca kontrola zgodności funkcjonowania systemu teleinformatycznego ze szczególnymi wymaganiami bezpieczeństwa;

           okresowa kontrola ewidencji materiałów i obiegu dokumentów;

           organizowanie w imieniu Administratora Danych Osobowych pełnego systemu ochrony danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, a w szczególności:

        opracowanie polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych,

        kontrola funkcjonowania systemu ochrony danych osobowych, a w szczególności w zakresie: zbierania, przetwarzania, udostępniania, zabezpieczania przez zniszczeniem,

        zgłaszanie zbiorów danych Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych do rejestracji oraz zmian w tych zbiorach,

           współpraca w zakresie odpowiadającym realizacji swoich zadań z właściwymi jednostkami i komórkami organizacyjnymi służb ochrony państwa i bieżące informowanie Wójta Gminy o przebiegu tej współpracy;

           przygotowywanie ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny;

           współdziałanie z organami wojskowymi;

           realizacja zadań wynikających z ustaw i rozporządzeń dotyczących obronności kraju;

           administracja rezerwami osobowymi, w tym rejestracja poborowych i ewidencja;

           orzekanie o konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny, prowadzenia gospodarstwa rolnego i uznania za jedynego żywiciela;

           tworzenie formacji ochrony ludności;

           nakładanie obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności;

           udzielanie pomocy i informacji wojskowym organom emerytalnym;

           organizowanie akcji kurierskiej na terenie gminy.

§ 26. Do zadań kierownika kancelarii tajnej, bezpośrednio podległego pełnomocnikowi ds.ochrony informacji niejawnych należy:

           wytwarzanie, przetwarzanie, rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” lub „zastrzeżone”, zgodnie z obowiązującymi przepisami;

           udostępnianie dokumentów niejawnych osobom posiadającym stosowne poświadczenia bezpieczeństwa;

           egzekwowanie zwrotu dokumentów;

           prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami.

§ 27. Do zadań administratora systemu teleinformatycznego i administratora bezpieczeństwa informacji, bezpośrednio podległego pełnomocnikowi ds. ochrony informacji niejawnych należy:

           zapewnienie bezawaryjnego funkcjonowania systemu teleinformatycznego;

           przestrzeganie zasad i wymagań bezpieczeństwa systemu;

           prowadzenie bieżącej oraz okresowej konserwacji, przeglądów i napraw systemu teleinformatycznego.

§ 28. Inspektor bezpieczeństwa teleinformatycznego jest odpowiedzialny za:

           bieżącą kontrolę zgodności funkcjonowania systemu teleinformatycznego ze szczególnymi wymaganiami bezpieczeństwa;

           kontrolę przestrzegania procedur bezpiecznej eksploatacji.

§ 29. Do zadań stanowiska pracy ds. przygotowania inwestycji, bezpośrednio podległego Wójtowi, należy w szczególności:

           prowadzenie całokształtu spraw dotyczących elektryfikacji wsi;

           prowadzenie całokształtu spraw związanych z realizacją procedur zamówień publicznych w gminie w zakresie robót inwestycyjnych, remontowych, usług, zakupów i sprzedaży mienia ruchomego;

           prowadzenie całokształtu spraw związanych z pozyskiwaniem i rozliczaniem dotacji z jednostek i organizacji rządowych, pozarządowych i funduszy pomocowych;

           prowadzenie całokształtu spraw związanych z utrzymaniem ulic, chodników, oświetlenia ulicznego wraz z oznakowaniem miejscowości, ulic i nieruchomości;

           prowadzenie spraw związanych z modernizacją, budową i utrzymaniem dróg powiatowych, wojewódzkich i krajowych, w zakresie dotyczącym Gminy Sztabin;

           prowadzenie spraw związanych z eksploatacją żwiru ze żwirowni gminnych jak i ze żwirowni prywatnych, znajdujących się na terenie Gminy;

           przejmowanie w zarząd zabytku nieruchomego.;

            prowadzenie ewidencji w formie opisowej i graficznej obiektów wymagających ochrony a w szczególności: ewidencjonowanie objętych ochroną zabytków kultury materialnej wraz z bieżącą informacją o ich stanie formalno – prawnym;

           planowanie, realizacja i rozliczanie pod względem rzeczowo-finansowym inwestycji gminnych;

           prowadzenie, w oparciu o porozumienie z Wojewodą Podlaskim spraw związanych z utrzymaniem grobów i cmentarzy wojennych położonych na terenie Gminy;

           prowadzenie publicznie dostępnego wykazu danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie w zakresie swoich obowiązków.

§ 30.  Do zakresu zadań stanowiska ds. realizacji inwestycji, bezpośrednio podległego Wójtowi należy w szczególności:

           prowadzenie spraw związanych z uchwalaniem Miejscowych Planów Zagospodarowania Przestrzennego. Dokonywanie okresowej oceny skutków zmian zagospodarowania przestrzennego, wynikających z realizacji planu miejscowego i oceny aktualności tych planów.

           wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu oraz decyzji o lokalizacji inwestycji celu publicznego;

           prowadzenie rejestru wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu oraz decyzji o lokalizacji inwestycji celu publicznego;

           prowadzenie kompleksowych remontów budynków i obiektów, stanowiących mienie komunalne gminy, przeprowadzanie okresowych przeglądów technicznych  budynków;

           nadzór nad remontami przystanków znajdujących się na terenie Gminy;

           prowadzenie całokształtu spraw związanych z budową, modernizacją, utrzymaniem i ochroną dróg gminnych i lokalnych oraz mostów zlokalizowanych na drogach gminnych;

           prowadzenie ewidencji dróg gminnych i mostów, zlokalizowanych na drogach gminnych;

           wydawanie zaświadczeń, wyrysów i wypisów z miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego Gminy Sztabin;

           wydawanie zaświadczeń, wyrysów i wypisów ze studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy Sztabin;

           prowadzenie rejestru wydanych zaświadczeń, wyrysów i wypisów.;

            prowadzenie bieżące książek obiektów budowlanych poprzez wpisywanie remontów bieżących, przeglądów technicznych, kominiarskich itp.;

           prowadzenie publicznie dostępnego wykazu danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie w zakresie swoich obowiązków.

§ 31. Do zadań stanowiska pracy ds. rolnictwa i środowiska, bezpośrednio podległego Wójtowi, należy w szczególności:

           prowadzenie całokształtu spraw z zakresu produkcji zwierzęcej i roślinnej;

           prowadzenie całokształtu spraw z zakresu łowiectwa, leśnictwa, zieleni gminnej, przyrody oraz gospodarki wodnej;

           prowadzenie całokształtu spraw związanych z kształtowaniem i ochroną środowiska,

           prowadzenie właściwej gospodarki odpadami na terenie Gminy ze szczególnym uwzględnieniem zasad selektywnej zbiórki odpadów stałych;

           prowadzenie spraw związanych z eksploatacją obiektów i urządzeń oczyszczalni ścieków, ujęć wodnych i stacji uzdatniania wody oraz budowli komunalnych;

           koordynacja ustaleń oraz nadzór nad wykonawstwem zadań wynikających z przepisów ustawy “ Prawo Wodne”;

           prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem czystości i porządku w gminie,

            informowanie rolników gminy o możliwościach unowocześniania i rozwoju produkcji roślinnej i zwierzęcej z wykorzystaniem środków pomocowych, krajowych i unijnych;

           prowadzenie publicznie dostępnego wykazu danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie w zakresie swoich obowiązków.

§ 32. Do zadań Głównego Księgowego Budżetu Oświaty, bezpośrednio podległego Wójtowi, należy w szczególności:

           prowadzenie rachunkowości szkół samorządowych gminy zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami polegającymi zwłaszcza na: zorganizowaniu, sporządzaniu, przyjmowaniu, obiegu, archiwizowaniu i kontroli dokumentów w sposób zapewniający właściwy przebieg operacji gospodarczych poszczególnych szkół oraz prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych;

           prowadzenie gospodarki finansowej wszystkich jednostek oświatowych zgodnie z obowiązującymi zasadami polegającymi na:

        wykonaniu dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu i gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi będącymi w dyspozycji jednostek oświatowych,

         przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych,

        zapewnieniu terminowego ściągania należności i dochodzenie roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań,

        analiza wykorzystania przez jednostki oświatowe przydzielonych środków z budżetu gminy lub środków pozabudżetowych i innych będących w dyspozycji jednostek oświatowych,

           dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej:

        wstępnej, bieżącej i następnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oświaty,

        wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych prowadzonych w jednostkach oświatowych Gminy,

           opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości, a w szczególności zakładowego planu kont, obiegu dokumentów, zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji w jednostkach oświatowych;

           opracowywanie zbiorczych sprawozdań finansowych z wykonania budżetu jednostek oświatowych i ich analiz;

           prowadzenie spraw związanych z obsługą finansową jednostek oświatowych w zakresie prenumeraty czasopism, rozliczanie inwentaryzacji środków rzeczowych;

           przygotowywanie określonych analiz, informacji i sprawozdań oraz naliczanie dotacji dla szkół stowarzyszeniowych i kontrola wykorzystania tych dotacji;

           współdziałanie przy opracowywaniu projektu budżetu oświaty, bieżąca analiza jego realizacji i jego aktualizacja;

           prowadzenie zbioru danych o zatrudnionych pracownikach na stanowiskach: Głównego Księgowego Budżetu Oświaty oraz ds. płac i ubezpieczeń społecznych pracowników oświaty, w systemie informacji oświatowej oraz udzielanie informacji finansowych i ekonomicznych dyrektorom szkół publicznych w gminie, niezbędnych do prowadzenia baz danych w systemie informacji oświatowej.;

           prowadzenie całokształtu spraw związanych z zabezpieczeniem i rozdysponowaniem środkow finansowych przeznaczonych na dofinansowanie pracodawcom kosztów przygotowania zawodowego młodocianych pracowników;

            wykonywanie innych czynności wynikających z obowiązujących ustaw i rozporządzeń.

§ 33. Do zadań stanowiska pracy ds. płac i ubezpieczeń społecznych pracowników oświaty, podległego bezpośrednio Głównemu Księgowemu Budżetu Oświaty, należy w szczególności:

           naliczanie wynagrodzeń pracowników placówek oświatowo – wychowawczych tj. szkół, przedszkola i oddziałów przedszkolnych;

           prowadzenie kart wynagrodzeń i kartotek zasiłków chorobowych pracowników oświaty;

           odprowadzanie w obowiązujących terminach podatków od wynagrodzeń, składek na ubezpieczenia społeczne i innych podatków i zobowiązań;

           sporządzanie deklaracji podatkowych;

           sporządzanie deklaracji składki ZUS;

           wydawanie zaświadczeń w zakresie wynagrodzeń pracowników oświaty;

           prowadzenie dokumentacji dotyczącej wypłaty świadczeń z ubezpieczenia społecznego;

            sporządzanie obowiązujących sprawozdań z zakresu wynagrodzeń.

§ 34. Do zadań stanowiska pracy ds. administracyjno-kadrowych, bezpośrednio podległego Sekretarzowi Gminy, należy w szczególności:

           prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników;

           kompletowanie wniosków emerytalno – rentowych;

           przygotowywanie pomieszczeń i obsługa – w tym protokołowanie spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta;

           prowadzenie spraw organizacyjnych, w tym związanych z wydawaniem zarządzeń Wójta, prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta;

           przyjmowanie, wysyłanie, rozdzielanie i prowadzenie ewidencji korespondencji na zewnątrz i wewnątrz;

           prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków wpływających do Urzędu;

           prowadzenie spraw związanych z zamawianiem i przechowywaniem pieczęci urzędowych i imiennych;

           przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem, bądź kierowanie do właściwych pracowników;

           zaopatrywanie Urzędu Gminy w materiały biurowe i kancelaryjne.

§ 35. Do zadań stanowiska pracy ds. obsługi Rady Gminy i ewidencji działalności gospodarczej, bezpośrednio podległego Sekretarzowi Gminy, należy w szczególności:

           prowadzenie spraw związanych z obsługą:

        Rady Gminy,

        Jednostek pomocniczych gminy (sołectw),

           współdziałanie w przygotowaniu projektów uchwał Rady oraz ich harmonogramów;

           wykonywanie zadań związanych z przeprowadzeniem referendum;

           prowadzenie ciągłego monitoringu realizacji uchwał Rady Gminy i sporządzanie okresowych informacji o przebiegu realizacji tych uchwał;

           wykonywanie zadań związanych z wyborami Prezydenta RP oraz z wyborami do Sejmu RP, Senatu RP, Rady Gminy, z wyborem Wójta Gminy oraz organów samorządów mieszkańców wsi, stosownie do obowiązujących przepisów;

           wykonywanie zadań w zakresie kultury, w tym bibliotek gminnych;

           prowadzenie, w ramach zadania zleconego, ewidencji działalności gospodarczej;

           prowadzenie spraw związanych ze sprzedażą na terenie gminy napojów alkoholowych oraz uczestnictwo w realizacji przepisów dotyczących wychowania w trzeźwości;

           prowadzenie spraw związanych z ochroną zdrowia mieszkańców gminy.

§ 36. Do zadań stanowiska ds. gospodarki mieszkaniowej i bhp, bezpośrednio podległego Sekretarzowi Gminy, należy w szczególności:

           prowadzenie całokształtu spraw z zakresu gospodarki mieszkaniowej;

           prowadzenie spraw w zakresie bhp w Urzędzie Gminy oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy;

           wydawanie zaświadczeń o pracy w gospodarstwie rolnym.

§ 37. Do zadań stanowiska pracy ds. gospodarki gruntami i transportu, bezpośrednio podległego Sekretarzowi Gminy, należy w szczególności:

           prowadzenie spraw z zakresu gospodarki nieruchomościami stanowiącymi własność gminy;

           prowadzenie spraw z zakresu kultury fizycznej, turystyki i rekreacji;

           prowadzenie spraw związanych z pracą kierowców jednostek OSP oraz kierowców – pracowników obsługi Urzędu Gminy;

           prowadzenie spraw związanych z działalnością jednostek OSP;

           prowadzenie archiwum zakładowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami;

           prowadzenie spraw związanych ze zmianą urzędowych nazw miejscowości;

           prowadzenie spraw związanych z organizacją dowozu dzieci i młodzieży do szkół publicznych;

           kierowanie pracą pracowników obsługi Urzędu Gminy oraz pracą osób zobowiązanych orzeczeniem Sądu do wykonywania nieodpłatnej kontrolowanej pracy na cele społeczne.

§ 38. Do zadań stanowiska pracy ds. informatyzacji i integracji europejskiej, bezpośrednio podległego Sekretarzowi Gminy należy w szczególności:

           wykonywanie funkcji administratora sieci komputerowej;

           sprawowanie nadzoru nad sprzętem informatycznym i oprogramowaniem, utrzymanie sprzętu i oprogramowania w stanie pełnej gotowości do pracy;

           prowadzenie strony internetowej Gminy Sztabin i jej systematyczna aktualizacja;

           wprowadzanie danych do Biuletynu Informacji Publicznej;

           wdrażanie nowych projektów informatycznych na poszczególnych stacjach roboczych;

           prowadzenie całokształtu działań informacyjnych, edukacyjnych i promocyjnych wśród społeczności Gminy Sztabin związanych z integracją europejską;

           Prowadzenie całokształtu spraw związanych z funkcjonowaniem systemu informacji oświatowej w poszczególnych szkołach publicznych i w Urzędzie Gminy.

§ 39. Do zadań Zastępcy Głównego Księgowego Budżetu – Zastępcy Kierownika Referatu Finansowo-Księgowego, bezpośrednio podległego Skarbnikowi Gminy, należy w szczególności:

           wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości;

           koordynacja prac związanych z realizacją budżetu oraz z jego przygotowaniem;

           dokonywanie wyceny aktywów oraz pasywów i ustalanie wyniku finansowego;

           dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych; prowadzenie ksiąg rachunkowych;

           uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu Gminy;

           prowadzenie ewidencji i rozliczeń w zakresie podatków od towarów i usług VAT.

§ 40. Do zadań stanowiska pracy ds. księgowości podatkowej, bezpośrednio podległego Skarbnikowi Gminy, należy w szczególności:

           prowadzenie księgowości podatkowej oraz dokumentacji związanej z poborem podatków i opłat od osób fizycznych i prawnych;

           podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych.

§ 41. Do zadań stanowiska pracy ds. wymiaru podatków, bezpośrednio podległego Skarbnikowi Gminy, należy w szczególności:

           dokonywanie wymiaru należności finansowych od osób fizycznych i prawnych w zakresie podatków i opłat lokalnych;

           prowadzenie obowiązującej sprawozdawczości;

           prowadzenie kart gospodarstw rolnych i bieżąca ich aktualizacja.

§ 42. Do zadań stanowiska pracy ds. kasowych oraz płac i ubezpieczeń, bezpośrednio podległego Skarbnikowi Gminy, należy w szczególności:

           naliczanie wynagrodzeń dla pracowników Urzędu Gminy;

            rozliczanie wynagrodzeń, o których mowa w pkt. 1 z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych;

           prowadzenie dokumentacji w zakresie działania stanowiska pracy;

           sporządzanie sprawozdań z zakresu wynagrodzeń;

           prowadzenie kasy Urzędu Gminy.

§ 43. Na czas zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny w Urzędzie Gminy wprowadza się „Regulamin Urzędu Gminy Sztabin na czas zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny”.

Rozdział 7

Postanowienia końcowe

§ 44. Integralną część Regulaminu stanowią załączniki:

           Załącznik Nr 1 – Schemat organizacyjny Urzędu Gminy Sztabin;

            Załącznik Nr 2 – Kontrola wewnętrzna;

           Załącznik Nr 3 – Zasady i tryb rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków oraz postępowania ze środkami masowego przekazu;

           Załącznik Nr 4 – Zasady podpisywania pism;

           Załącznik Nr 5 – Zasady postępowania przy opracowywaniu projektów uchwał, materiałów na sesje Rady Gminy oraz sposobu ich realizacji;

           Załącznik Nr 6 – Zasady postępowania przy opracowaniu projektów zarządzeń Wójta oraz sposobu ich realizacji.

§ 45. Zmiany Regulaminu następują w trybie wymaganym dla jego wprowadzenia.