Zarządzenie Nr 67/05

Wójta Gminy Sztabin

z dnia  14 lipca 2005r.

w sprawie wprowadzenia obowiązku stosowania Katalogu Usług świadczonych w Urzędzie Gminy Sztabin i w jednostkach organizacyjnych gminy oraz procedury jego aktualizacji.

   Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001r., Nr 142, poz. 1591 z 2002r., Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 214, poz. 1806, z 2003r., Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568, z 2004r., Nr 102 poz. 1055, Nr 116, poz. 1203) zarządzam, co następuje:

§ 1. Wprowadzam obowiązek stosowania Katalogu Usług świadczonych w Urzędzie Gminy Sztabin, zawierającego zestaw kart i wzory wniosków dotyczących usług świadczonych dla mieszkańców gminy oraz innych klientów.

§ 2. Karty Usług wraz z wzorami wniosków znajdują się w Biuletynie Informacji Publicznej. W wersji drukowanej karty można otrzymać w sekretariacie i w poszczególnych komórkach organizacyjnych gminy (GOPS, GOK, GBP, szkoły publiczne).

§ 3. Katalog powinien być opracowany i aktualizowany zgodnie z zasadami określonymi w Procedurze Opracowania i Aktualizacji Katalogu Usług, stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Wójt

Tadeusz Drągiewicz

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr 67/05

Wójta Gminy Sztabin

 z dnia 14 lipca 2005r.

PROCEDURA OPRACOWANIA I AKTUALIZACJI KATALOGU USłUG

§ 1. Ogólne informacje

1) Katalog Usług świadczonych w Urzędzie Gminy Sztabin, zwany dalej Katalogiem, jest zbiorem kart z opisem usług, wraz z wzorami wniosków niezbędnych do realizacji niektórych spraw administracyjnych;

2) wprowadzenie procedury okresowej aktualizacji Katalogu ma na celu monitorowanie zgodności kart z przepisami prawa, aktualizację innych danych zawartych w karcie oraz uzupełnianie Katalogu o karty usług dotychczas w nim nie ujęte;

3) nadzór nad procesem aktualizacji Katalogu sprawuje Sekretarz Gminy.

§ 2. 1. Standaryzacja karty - „Karta usług” winna odpowiadać ustalonym standardom graficznym i zawierać następujące informacje (zakres minimalny): 

1) Nr karty

2) nazwa usługi;

3) podstawa prawna z dokładnym określeniem przywołanego przepisu;

4) wykaz dokumentów potrzebnych do załatwienia sprawy, z wyszczególnieniem sposobu ich udostępnienia pracownikowi Urzędu ( do wglądu, do złożenia wraz z wnioskiem, możliwość złożenia kserokopii, itp.), dokumenty powinny być wymienione z nazwy, każdy w nowej linijce;

5) wysokość opłat skarbowych i innych;

6) przewidywany termin załatwienia sprawy, oprócz terminów ustawowych należy podać średnie terminy załatwienia sprawy w naszym urzędzie;

7) miejsce załatwienia sprawy:

a) miejsce złożenia wniosku,

b) miejsce, w którym faktycznie wykonywana jest usługa, podać imię i nazwisko osoby, która zajmuje się załatwianiem danego rodzaju sprawy wraz z podaniem jej stanowiska, osoba ta jest „właścicielem karty”;

8) sposób załatwienia sprawy:

a) rodzaj rozstrzygnięcia - dokument, który potwierdza wykonanie usługi (zaświadczenie, postanowienie, decyzja, pismo, zawarcie umowy, itp.);

9) sposób odbioru dokumentu:

a) podać informację, w jaki sposób będzie można odebrać dokument kończący sprawę i jakim trybie osoba zainteresowana zostanie powiadomiona o tym, że ten dokument jest do odebrania,

b) jeżeli do odbioru konieczne jest spełnienie określonych wymogów, należy je precyzyjnie wymienić;

10) tryb odwoławczy:

a) należy podać dodatkowe informacje, np.: „Od decyzji przysługuje odwołanie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Suwałkach za pośrednictwem ……….. . Odwołanie należy składać w …….. . Opłata za wniesienie odwołania wynosi …….. zł w formie znaczków skarbowych naklejonych na dokumencie odwołania.”

11) uwagi;

12) miejsce na notatki;

13) metryczka z następującymi działami i z podpisami na oryginale karty:

a) opracował:

- podać imię i nazwisko właściciela karty (pracownika odpowiedzialnego za opracowanie karty),

- data opracowania,

b) sprawdził:

- podać imię i nazwisko kierownika referatu UG lub kierownika jednostki organizacyjnej odpowiedzialnego za sprawdzenie karty,

- data sprawdzenia,

c) zatwierdził:

- podać imię i nazwisko kierownika jednostki organizacyjnej gminy, który kartę zatwierdza ( wójt, dyrektor szkoły, itp.),

- data zatwierdzenia;

14) informacja o aktualizacji karty:

a) podać imię i nazwisko właściciela karty, pracownika odpowiedzialnego za aktualizację karty,

b) data aktualizacji.

2. Karta usług powinna mieć własną rozpoznawalną formę graficzną ( format A-4, tabela podzielona na komórki, herb Gminy Sztabin, logo akcji „Przejrzysta Polska”, jednolita czcionka pod względem wielkości i kroju.

3. Zapisy w poszczególnych komórkach karty powinny być dokonywane w sposób jednolity we wszystkich kartach.

4. Karty usług mogą być wzbogacone o formularze i druki.

5. Formularze wniosków mogą mieć postać odrębnych kart lub -  jeżeli jest taka możliwość - zostać umieszczone na odwrocie kart usług.

6. Kopiowania „Kart usług” należy dokonywać wyłącznie w wersji czarno-białej.

§ 3. Aktualizacja Katalogu

1) aktualizacja kart usług jest przeprowadzana corocznie, w terminie do końca czwartego kwartału, z zastrzeżeniem § 7 pkt. 1 i 2;

2) do końca września każdego roku osoby odpowiedzialne przedstawiają Sekretarzowi Gminy krótki raport o stanie aktualności kart dotyczących usług realizowanych  na ich stanowiskach oraz o stopniu objęcia Katalogiem wszystkich świadczonych usług;

3) jeśli zmian wymagają niewielkie fragmenty kart, należy zaznaczyć to w raporcie; jeśli zmiany dotyczą znacznej części karty, należy przedłożyć wraz z raportem wzór zaktualizowanej karty z wyszczególnieniem zapisów, których dotyczą zmiany;

4) do końca roku kalendarzowego zaktualizowany Katalog otrzymują Referaty oraz stanowiska samodzielne.

5) Referat Administracyjno-Organizacyjny dokonuje wydruku zaktualizowanych kart i dostarcza je na wskazane stanowiska pracy.

§ 4. Aktualizacja kart usług w wersji elektronicznej

1) katalog usług oraz pojedyncze karty usług wraz z wzorami wniosków są dostępne na stronie internetowej Urzedu Gminy Sztabin, pod adresem www.sztabin.ug.gov.pl oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Gminy Sztabin (adres: www.umwp-podlasie.pl/bip/gmina/sztabini/index.asp?pid=katalog);

2) aktualizacja kart w Internecie odbywa się na bieżąco (do 5 dni roboczych), z zachowaniem procedury określonej w § 7 pkt. 1 i 2.

§ 5.  Udostępnienie kart usług klientom

1) o istnieniu Katalogu i jego roli Urząd Gminy Sztabin będzie informować wykorzystując wszystkie dostepne Urzędowi zródła informacji;

2) karty usług są dostępne dla każdego klienta w sekretariacie Urzędu oraz na poszczególnych stanowiskach pracy;

3) udostępnianie klientom wybranych kart bądź całego Katalogu odbywa się w miarę możliwości technicznych Urzędu, a w szczególności poprzez:

a)   kopiowanie,

b)   wydrukowanie,

c)   kopiowanie na nośniki elektroniczne (dyskietka, płyta CD lub DVD),

d)   wysłanie pocztą elektroniczną,

e)   pobranie z Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Gminy Sztabin (internet).

§ 6.  Ocena działań

1) klienci mają możliwość oceny Katalogu poprzez: ankietę dostępną na stanowiskach samodzielnych i na stronie internetowej Urzędu Gminy: www.sztabin.ug.gov.pl - opinie przesyłane pocztą elektroniczną - opinie ustne;

2) opinie te są wykorzystywane przez Sekretarza Gminy przy dokonywaniu rocznej oceny funkcjonowania Katalogu Usług.

§ 7.  Szczególne obowiązki osób odpowiedzialnych

1) w przypadku zmiany przepisów wpływających znacząco na treść karty usług, osoby odpowiedzialne, z własnej inicjatywy przedstawiają Sekretarzowi Gminy zaktualizowaną kartę w terminie do 1 miesiąca od wejścia w życie zmiany;

2) w przypadku wprowadzenia nowych usług świadczonych z istotną częstotliwością, osoby odpowiedzialne przedstawiają wzór karty w terminie do 1 miesiąca od wprowadzenia usługi.