Zarządzenie Nr 41/04

Wójta Gminy Sztabin

z dnia 27 kwietnia 2004r.

w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Sztabin

    Na podstawie art. 33, ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591, z 2002r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271 i Nr 214, poz. 1806, z 2003r. Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568) zarządzam, co nastepuje:

§ 1. Ustalam Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Sztabin, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Traci moc Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Sztabin, stanowiący załącznik do zarządzenia Nr 13/03 Wójta Gminy Sztabin z dnia 31 stycznia 2003r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Sztabin.

§ 3. Zobowiązuję Sekretarza Gminy Sztabin do wdrożenia postanowień niniejszego zarządzenia.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

                                                                                                                                                                                                                Wójt

Tadeusz Drągiewicz

 

Załącznik do Zarządzenia Nr 41/04 

 Wójta Gminy Sztabin 

 z dnia 27 kwietnia 2004 roku

                                                                                                                                                                                                                      

 

REGULAMIN   ORGANIZACYJNY

URZĘDU   GMINY   SZTABIN

 

Rozdział I.

Postanowienia ogólne.

 

§ 1.

 

Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Sztabin, zwany dalej Regulaminem, określa:

 

1.      zakres działania i zadania Urzędu Gminy Sztabin, zwanego dalej Urzędem;

2.      organizację Urzędu;

3.      zasady funkcjonowania Urzędu;

4.      zakres działania kierownictwa Urzędu i poszczególnych stanowisk pracy w Urzędzie.

 

§ 2.

 

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

 

1.      Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Sztabin;

2.      Radzie, Wójcie – należy przez to rozumieć odpowiednio Radę Gminy Sztabin i Wójta Gminy Sztabin.

 

§ 3.

 

1.      Urząd jest jednostką budżetową Gminy.

2.      Wójt jest pracodawcą dla zatrudnionych w Urzędzie pracowników.

3.      Siedzibą Urzędu jest Sztabin, ul. Augustowska 53.

 

 

Rozdział II.

Zakres działania i zadania Urzędu.

 

§ 4.

 

Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Gminie:

 

1.      zadań własnych;

2.      zadań zleconych ustawowo;

3.      zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej i samorządowej;

 

§ 5.

 

1.      Do zadań Urzędu należy realizacja obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał i zarządzeń organów Gminy.

 

2.      W szczególności do zadań Urzędu należy:

1)      przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej;

2)      wykonywanie – na podstawie udzielonych upoważnień – czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań Gminy;

3)      zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków;

4)      przygotowywanie uchwalenia i wykonywania budżetu Gminy oraz innych aktów organów Gminy;

5)      zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji rady i posiedzeń jej komisji.

6)      prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu;

7)      wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi, w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności:

a)     przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,

b)     prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,

c)      przechowywanie akt,

d)     archiwizowanie akt,

8)      realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy – zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

 

Rozdział III.

Organizacja Urzędu.

 

§ 6.

 

1.      W skład Urzędu wchodzą następujące referaty i stanowiska pracy, które przy znakowaniu i załatwianiu spraw posługują się symbolami:

 

1/. Gminne Centrum Reagowania – “WGCR”,

2/. Radca Prawny – “WP”,

4/. Kierownik USC – “USC”, oraz stanowisko pracy ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych - “WOB”,

5/. Pełnomocnik ds. informacji niejawnych – “WPO”, oraz stanowisko pracy ds. pozamilitarnych  ogniw obronnych – “WW”, 

     6/. Stanowisko pracy ds. budownictwa, inwestycji, zamówień publicznych i funduszy  pomocowych –  “WI”,

7/. Stanowisko pracy ds. rolnictwa i środowiska – “WR”,

     8/. Sekretarz Gminy – Kierownik Referatu Organizacyjno - Administracyjnego – “O”,

          któremu podlegają następujące stanowiska pracy:

      a). Stanowisko pracy ds. administracyjno-kadrowych – “OAK”,

      b). Stanowisko pracy ds. obsługi rady i ewidencji działalności gospodarczej – “OR”,

      c). Stanowisko pracy ds. gospodarki mieszkaniowej i bhp – “OM”,

      d). Stanowisko pracy ds. gospodarki gruntami i transportu – “OG”,

     e).Stanowisko pracy ds. informatyzacji i unii europejskiej – “OI”.

9/. Skarbnik Gminy – Główny Księgowy Budżetu - Kierownik Referatu Finansowo-Księgowego – “F”,  któremu podlegają następujące stanowiska pracy:

a). Zastępca Głównego Księgowego Budżetu – Zastępca Kierownika Referatu Finansowo- Księgowego – “FZ”,

b). Stanowisko pracy ds. księgowości budżetowej – “FB”,

c). Stanowisko pracy ds. księgowości podatkowej – “FP”,

d). Stanowisko pracy ds. wymiaru podatku – “FW”,

e). Stanowisko pracy ds. kasowych oraz płac i ubezpieczeń społecznych – “FFK”,

f). Stanowisko pracy ds. płac i ubezpieczeń społecznych oświaty – “FFO”,

g). Stanowisko pracy ds. księgowości budżetowej oświaty – “FBO”,

h). Stanowisko pracy ds. świadczeń rodzinnych – “FR”.

 

2.   Urząd Gminy ponadto zatrudnia pracowników obsługi takich jak:

-          palacz c.o. – konserwator,

-          sprzątaczka,

-          kierowca – konserwator  OSP.

 

§ 7.

 

Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

 

§ 8.

 

1.      Wójt Gminy może powoływać swoich Pełnomocników do określonych spraw, funkcjonujących w ramach Urzędu Gminy zatrudnionych stale lub doraźnie na zasadzie umów zleceń lub umów o innym charakterze, podlegających jego zwierzchnictwu i wykonujących swoje zadania z reguły koordynacyjno-opiniująco - doradcze, według odrębnie ustalonych zasad.

2.      Urząd Gminy może doraźnie zatrudniać pracowników na czas określony, w ramach porozumień zawartych z Powiatowym Urzędem Pracy.

 

Rozdział IV.

Zasady funkcjonowania Urzędu.

 

§ 9.

 

Urząd działa w oparciu o następujące zasady:

 

1.      praworządności,

2.      racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,

3.      jednoosobowego kierownictwa,

4.      kontroli wewnętrznej,

5.      podziału zadań pomiędzy poszczególne stanowiska pracy,

6.      wzajemnego współdziałania.

§ 10.

 

1.      Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań działają na podstawie prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

2.      Pracownicy Urzędu ponoszą odpowiedzialność służbową przed Wójtem.

3.      Szczegółowe kompetencje i odpowiedzialność pracowników określają zakresy czynności.

 

§ 11.

 

1.      Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy, z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem gminnym.

2.      Zakupy, inwestycje i usługi realizowane  są po wyborze najkorzystniejszych ofert, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.

 

§ 12.

 

1.      Jednoosobowe kierownictwo polega na jednolitości przekazywania poleceń i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.

2.      Urzędem kieruje Wójt przy pomocy Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Wójtem za realizację swoich zadań.

3.      Kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych Gminy kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań i ponoszą za to odpowiedzialność przed Wójtem  Gminy.

4.      Kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych Gminy są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracownikom i sprawują nadzór nad nimi.

 

§ 13.

 

1.      W Urzędzie sprawowana jest kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu i wykonywania obowiązków przez poszczególnych pracowników Urzędu.

2.      Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie określa załącznik nr 2 do Regulaminu.

 

§ 14.

 

Pracownicy Urzędu są zobowiązani do wzajemnego współdziałania, w szczególności w zakresie wzajemnych konsultacji.

 

§ 15.

 

Czynności o charakterze przygotowawczym i techniczno-kancelaryjnym są wykonywane na poszczególnych stanowiskach we własnym zakresie.

 

§ 16.

 

Zasady i tryb postępowania ze sprawami wniesionymi do Urzędu regulują: kodeks postępowania administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczególne, dotyczące prowadzenia określonych spraw.

 

§ 17.

 

1.      Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw obywateli ponoszą pracownicy, zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków.

2.      Sprawy wniesione przez obywateli do Urzędu są ewidencjonowane w spisach i rejestrach spraw.

3.      Pracownik ds. administracyjno-kadrowych prowadzi rejestr skarg i wniosków, wpływających do Urzędu oraz skarg i spraw zgłaszanych w czasie przyjęć interesantów przez Wójta  i Sekretarza Gminy.

4.      Rejestr skarg i wniosków obejmuje również skargi i wnioski na działalność Wójta kierowane do Rady Gminy.

5.      Zasady i tryb rozpatrywania skarg i wniosków stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu.

6.      Pracownik ds. administracyjno – kadrowych prowadzi rejestr wydanych zarządzeń Wójta.

 

Rozdział V.

Zakresy zadań Wójta Gminy,  Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy.

 

§ 18.

 

Do zakresu zadań Wójta należy:

 

1)     reprezentowanie Urzędu na zewnątrz,

2)     podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności,

3)     wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy,

4)     podział zadań pomiędzy poszczególne stanowiska organizacyjne,

5)     udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,

6)     czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu,

7)     upoważnianie pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,

8)     wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Wójta przez przepisy prawa oraz uchwały Rady.

 

§ 19.

 

Do zadań Sekretarza Gminy należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:

 

1)     opracowywanie projektów Regulaminu Organizacyjnego i jego zmian,

2)     opracowywanie projektów podziału zadań na stanowiska pracy,

3)     opracowywanie zakresów czynności na stanowiskach pracy,

4)     nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr,

5)     przedkładanie Wójtowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu,

6)     wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników bezpośrednio mu podległych,

7)     koordynacja i nadzór nad pracami remontowymi w Urzędzie i zakupami na potrzeby Urzędu,

8)     koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami i spisami,

9)     wykonywanie innych zadań na polecenie lub upoważnienie Wójta,

10) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy,

11) prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej,

12) prowadzenie całokształtu spraw związanych z funkcjonowaniem oświaty  w  

      gminie.

 

§ 20.

 

Do zadań Skarbnika Gminy należy:

 

1)        wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości,

2)        wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników księgowości budżetowej, podatkowej i finansowej,

3)        nadzorowanie realizacji budżetu Gminy,

4)        kontrasygnowanie czynności prawnych związanych z zaciąganiem zobowiązań pieniężnych i udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty,

5)        współdziałanie w opracowywaniu budżetu,

6)        współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej,

7)        wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Wójta.

 

Rozdział VI.

Stanowiskowy podział zadań.

 

§ 21.

 

1.        Do wspólnych zadań pracowników Urzędu należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby organów Gminy a w szczególności:

1)       prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,

2)        pomoc Radzie, właściwym rzeczowo komisjom Rady oraz jednostkom organizacyjnym i pomocniczym Gminy w wykonywaniu ich zadań,

3)        współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy,

4)        współdziałanie w przygotowaniu projektów zarządzeń Wójta,

5)        przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań,

6)        współdziałanie z Sekretarzem w zakresie organizacji pracy, szkolenia i doskonalenia zawodowego,

7)        przechowywanie i archiwizowanie akt,

8)        stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt,

9)        stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu dokumentów,

10)    przestrzeganie tajemnicy służbowej i skarbowej oraz zasad wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych oraz o ochronie informacji niejawnych.

 

                                                                                   § 22.

 

Do zadań Gminnego Centrum Reagowania, bezpośrednio podległego Wójtowi, należy podejmowanie działań zapobiegających skutkom klęsk żywiołowych oraz usuwanie skutków klęsk żywiołowych, awarii i zdarzeń nadzwyczajnych na terenie gminy na zasadach i w trybie określonym odrębnymi przepisami.

 

§ 23.

 

Do zadań Radcy Prawnego, bezpośrednio podległego Wójtowi, należy wykonywanie obsługi prawnej Urzędu na zasadach i w trybie prac określonych odrębnymi przepisami, głównie ustawą o radcach prawnych.

 

§ 24.

 

Do zadań, wykonywanych w ramach zadań zleconych, Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, należy w szczególności:

 

1)     przyjmowanie oświadczeń o:

-          wstąpieniu w związek małżeński,

-          powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa,

-          uznaniu dziecka,

-          zmianie imienia ( imion ) dziecka wpisanego do aktu w chwili jego sporządzenia,

-          nadaniu dziecku nazwiska męża matki,

2)     sporządzanie aktów stanu cywilnego,

3)     sporządzanie odpisów,

4)     sporządzanie zaświadczeń,

5)     ustalanie, odtwarzanie i uzupełnianie treści aktów stanu cywilnego,

6)     nanoszenie wzmianek marginesowych i przypisków.

 

Do zadań stanowiska pracy ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych, wykonywanych w ramach zadań zleconych, należy:

 

1)     przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych na pobyt stały, czasowy, prowadzenie ewidencji w tym zakresie, wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania lub wymeldowania,

2)     zakładanie i prowadzenie kart osobowych mieszkańców i ich aktualizacja oraz spraw związanych z systemem  PESEL,

3)     udzielanie informacji adresowych,

4)     prowadzenie rejestru wyborców, sporządzanie spisów wyborców,

5)     wydawanie poświadczeń zamieszkania,

6)     sporządzanie wykazów przedpoborowych dla potrzeb rejestracji,

7)     prowadzenie dokumentacji i wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość,

 

 

§ 26.

 

Do zadań Pełnomocnika ds. informacji niejawnych, i stanowiska pracy ds. pozamilitarnych ogniw obronnych, wykonywanych w ramach zadań zleconych, bezpośrednio podległego Wójtowi, należy w szczególności:

 

1)         prowadzenie szkoleń pracowników Urzędu Gminy i innych jednostek organizacyjnych gminy z zasad ochrony informacji,

2)         sprawdzanie pracowników przewidzianych do korzystania z informacji niejawnych,

3)         dopuszczanie sprawdzonych pracowników do możliwości korzystania z informacji niejawnych,

4)         prowadzenie wykazu osób dopuszczonych do pracy na stanowiskach, z którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych,

5)         nadzór nad realizacją zadań w zakresie ochrony informacji niejawnych przez poszczególne komórki organizacyjne urzędu gminy oraz jednostki organizacyjne Gminy Sztabin poprzez:

-          kontrolę wytwarzania dokumentów niejawnych,

-          kontrolę obiegu informacji niejawnych,

-          sprawdzanie prawidłowości archiwizowania dokumentów niejawnych.

6)         współpraca w zakresie odpowiadającym realizacji swoich zadań z właściwymi jednostkami i komórkami organizacyjnymi służb ochrony państwa i bieżące informowania Wójta Gminy o przebiegu tej współpracy.

7)         przygotowywanie ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny,

8)         współdziałanie z organami wojskowymi,

9)         administracja rezerwami osobowymi, w tym rejestracja poborowych i ewidencja,

10)     orzekanie o konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny, prowadzenia gospodarstwa rolnego i uznania za jedynego żywiciela,

11)     tworzenie formacji ochrony ludności,

12)     nakładanie obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności,

13)     udzielanie pomocy i informacji wojskowym organom emerytalnym,

14)     organizowanie akcji kurierskiej na terenie Gminy,

15)     prowadzenie spraw dotyczących informacji niejawnych,

16)   prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

 

§ 27.

 

Do zadań stanowiska pracy ds. budownictwa, inwestycji i funduszy pomocowych, bezpośrednio podległego Wójtowi, należy w szczególności:

1)        przygotowywanie materiałów do opracowania studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy, przygotowywanie materiałów do sporządzania projektów planów zagospodarowania przestrzennego,

2)        prowadzenie całokształtu spraw dotyczących budownictwa, prowadzenie remontów i inwestycji na terenie gminy,

3)        prowadzenie całokształtu spraw związanych z realizacją procedur zamówień publicznych w gminie w zakresie robót inwestycyjnych, remontowych, zakupów i usług,

4)        prowadzenie całokształtu spraw związanych z pozyskiwaniem i rozliczaniem dotacji z jednostek i organizacji rządowych, pozarządowych i funduszy pomocowych,

5)        prowadzenie spraw związanych z remontami i inwestycjami prowadzonymi na drogach w obrębie Gminy.

 

 

  

§ 28.

 

Do zadań stanowiska pracy ds. rolnictwa i środowiska, bezpośrednio podległego Wójtowi, należy w szczególności:

1)     prowadzenie całokształtu spraw z zakresu produkcji zwierzęcej i roślinnej,

2)     prowadzenie całokształtu spraw z zakresu łowiectwa, leśnictwa, zieleni gminnej, przyrody oraz gospodarki wodnej,

3)     prowadzenie całokształtu spraw związanych z kształtowaniem i ochroną  środowiska,

4)     prowadzenie właściwej gospodarki odpadami na terenie gminy,

5)     prowadzenie spraw związanych z eksploatacją obiektów i urządzeń oczyszczalni ścieków, ujęć wodnych i stacji uzdatniania wody oraz budowli komunalnych,

6)     koordynacja ustaleń oraz nadzór nad wykonawstwem zadań wynikających z  

     przepisów ustawy “ Prawo Wodne”,

7)  prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem czystości i porządku w Gminie.

 

§ 29.

 

Do zadań stanowiska pracy ds. administracyjno - kadrowych, bezpośrednio podległego Sekretarzowi Gminy, należy w szczególności:

 

1)            prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,

2)            kompletowanie wniosków emerytalno - rentowych,

3)            przygotowywanie pomieszczeń i obsługa – w tym protokołowanie spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta,

4)            prowadzenie spraw organizacyjnych, w tym związanych z wydawaniem zarządzeń Wójta, prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta,

5)            przyjmowanie, wysyłanie, rozdzielanie i prowadzenie ewidencji korespondencji na zewnątrz i wewnątrz,

6)            prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków wpływających do Urzędu,

7)            prowadzenie spraw związanych z zamawianiem i przechowywaniem pieczęci urzędowych i imiennych,

8)            przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem, bądź kierowanie do właściwych pracowników,

9)            zaopatrywanie Urzędu Gminy w materiały biurowe i kancelaryjne.

 

§ 30.

 

Do zadań stanowiska pracy ds. obsługi Rady Gminy i ewidencji działalności gospodarczej, bezpośrednio podległego Sekretarzowi Gminy, należy w szczególności:

 

1)     prowadzenie spraw związanych z obsługą:

a)     Rady Gminy,

b)     Jednostek pomocniczych gminy (sołectw),

2)     współdziałanie w przygotowaniu projektów uchwał Rady oraz ich harmonogramów,

3)     wykonywanie zadań związanych z przeprowadzeniem referendum,

4)     prowadzenie ciągłego monitoringu realizacji uchwał Rady Gminy i sporządzanie okresowych informacji o przebiegu realizacji tych uchwał,

5)     wykonywanie zadań związanych z wyborami do Sejmu RP, Senatu RP, Rady Gminy oraz organów samorządów mieszkańców wsi, stosownie do obowiązujących przepisów,

6)     wykonywanie zadań w zakresie kultury, w tym bibliotek gminnych,

7)     prowadzenie, w ramach zadania zleconego  ewidencji działalności gospodarczej,

8)     prowadzenie spraw związanych ze sprzedażą na terenie gminy napojów alkoholowych oraz uczestnictwo w realizacji przepisów dotyczących wychowania w trzeźwości,

9)     prowadzenie, w oparciu o porozumienie z Wojewodą Podlaskim, spraw związanych z utrzymaniem grobów i cmentarzy wojennych,

10) prowadzenie spraw związanych z ochroną zdrowia mieszkańców gminy.

 

§ 31.

 

Do zadań stanowiska ds. gospodarki mieszkaniowej i bhp, bezpośrednio podległego Sekretarzowi Gminy, należy w szczególności:

 

1)     prowadzenie całokształtu spraw z zakresu gospodarki mieszkaniowej,

2)     prowadzenie spraw w zakresie bhp w Urzędzie Gminy oraz w jednostkach organizacyjnych gminy,

3)     wydawanie zaświadczeń o pracy w gospodarstwie rolnym.

 

§ 32.

 

Do zadań stanowiska pracy ds. gospodarki gruntami i transportu, bezpośrednio podległego Sekretarzowi Gminy, należy w szczególności:

1)     prowadzenie spraw z zakresu gospodarki nieruchomościami stanowiącymi własność gminy,

2)     prowadzenie spraw z zakresu kultury fizycznej, turystyki i rekreacji,

3)     prowadzenie spraw związanych z pracą kierowców autobusów szkolnych i kierowców jednostek OSP,

4)     prowadzenie spraw związanych z działalnością jednostek OSP,

5)     prowadzenie archiwum zakładowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

 

§ 33.

 

Do zadań stanowiska pracy ds. informatyzacji i Unii Europejskiej, bezpośrednio podległego Sekretarzowi Gminy należy w szczególności:

 

1)     wykonywanie funkcji administratora sieci komputerowej,

2)     sprawowanie nadzoru nad sprzętem informatycznym  i oprogramowaniem,

3)     prowadzenie strony internetowej Gminy Sztabin i jej systematyczna aktualizacja,

4)     wprowadzanie danych do Biuletynu Informacji Publicznych,

5)     wdrażanie nowych projektów informatycznych na poszczególnych stacjach roboczych,

6)     prowadzenie całokształtu działań informacyjnych, edukacyjnych i promocyjnych wśród społeczności Gminy Sztabin związanych z integracją europejską.

 

§ 34.

 

Do zadań Zastępcy Głównego Księgowego Budżetu – Zastępcy Kierownika Referatu Finansowo - Księgowego, bezpośrednio podległego Skarbnikowi Gminy, należy w szczególności:

1)     wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości,

2)     koordynacja prac związanych z realizacją budżetu oraz z jego przygotowaniem,

3)     dokonywanie wyceny aktywów oraz pasywów i ustalanie wyniku finansowego,

4)     dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

5)     prowadzenie ksiąg rachunkowych.

 

§ 35.

 

Do zadań stanowiska pracy ds. księgowości budżetowej, bezpośrednio podległego Skarbnikowi Gminy,  należy w szczególności:

 

1)     prowadzenie ksiąg rachunkowych,

2)     uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu gminy,

 

§ 36.

 

Do zadań stanowiska pracy ds. księgowości podatkowej, bezpośrednio podległego Skarbnikowi Gminy,  należy w szczególności:

 

1)        prowadzenie księgowości podatkowej oraz dokumentacji związanej z poborem podatków i opłat od osób fizycznych i prawnych,

2)        podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych.

 

§ 37.

 

Do zadań stanowiska pracy ds. wymiaru podatków, bezpośrednio podległego Skarbnikowi Gminy,  należy w szczególności:

 

1)       dokonywanie wymiaru należności finansowych od osób fizycznych i prawnych w zakresie podatków i opłat lokalnych,

2)       prowadzenie obowiązującej sprawozdawczości,

3)       prowadzenie kart gospodarstw rolnych i bieżąca ich aktualizacja.

 

§ 38.

 

Do zadań stanowiska pracy  ds. płac i ubezpieczeń pracowników oświaty, bezpośrednio podległego Skarbnikowi Gminy, w szczególności należy:

 

1)     naliczanie wynagrodzeń pracowników placówek oświatowo – wychowawczych tj. szkół i przedszkoli,

2)     prowadzenie kart wynagrodzeń i kartotek zasiłków chorobowych pracowników oświaty,

3)     odprowadzanie w obowiązujących terminach podatków od wynagrodzeń składek na ubezpieczenia społeczne i innych obciążeń,

4)     sporządzanie deklaracji podatkowych,

5)     sporządzanie deklaracji składki ZUS,

6)     wydawanie zaświadczeń w zakresie wynagrodzeń,

7)     prowadzenie dokumentacji dotyczącej wypłaty świadczeń z ubezpieczenia społecznego,

8)     sporządzanie obowiązujących sprawozdań z zakresu wynagrodzeń,

9)     udzielanie informacji, prowadzenie postępowania, wydawanie decyzji i sporządzanie list wypłat świadczeń rodzinnych.

 

§ 39.

 

Do zadań stanowiska pracy ds. księgowości budżetowej oświaty, bezpośrednio podległego Skarbnikowi Gminy, należy w szczególności:

1)     prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami polegającymi zwłaszcza na:

-         zorganizowaniu, sporządzaniu, przyjmowaniu, obiegu, archiwizowaniu i kontroli dokumentów w sposób zapewniający: właściwy przebieg operacji gospodarczych poszczególnych szkół oraz prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych,

2)     prowadzenie gospodarki finansowej wszystkich jednostek oświatowych zgodnie z obowiązującymi zasadami polegającymi na:

-         wykonaniu dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu i gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi będącymi w dyspozycji jednostek oświatowych,

-          przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych,

-          zapewnieniu terminowego ściągania należności i dochodzenie roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań,

3)     analiza wykorzystania przez jednostki oświatowe przydzielonych środków z budżetu gminy lub środków pozabudżetowych i innych będących w dyspozycji jednostek oświatowych,

4)     dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej:

-          wstępnej, bieżącej i następnej kontroli funkcjonalnej w zakresie powierzonych obowiązków,

-          wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonywania planów finansowych jednostek oświatowych oraz ich zmian, 

5)     opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości, a w szczególności zakładowego planu kont, obiegu dokumentów, zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji w jednostkach oświatowych,

6)     opracowywanie zbiorczych sprawozdań finansowych z wykonania budżetu jednostek oświatowych i ich analiz,

7)     prowadzenie spraw związanych z obsługą finansową jednostek oświatowych w zakresie prenumeraty czasopism, rozliczanie inwentaryzacji środków rzeczowych,

8)     przygotowywanie określonych analiz, informacji i sprawozdań. 

 

§ 40.

 

Do zadań stanowiska pracy ds. kasowych oraz płac i ubezpieczeń , bezpośrednio podległego Skarbnikowi Gminy,  należy w szczególności:

 

1)       naliczanie wynagrodzeń dla pracowników Urzędu Gminy, Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz  Gminnego Ośrodka Kultury i Gminnej Biblioteki Publicznej,

2)       rozliczanie wynagrodzeń, o których mowa w pkt. 1 z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych,

3)       prowadzenie dokumentacji w zakresie działania stanowiska pracy,

4)       sporządzanie sprawozdań z zakresu wynagrodzeń,

5)       prowadzenie kasy Urzędu Gminy.

 

§ 41.

 

Do zadań stanowiska pracy ds. świadczeń rodzinnych, bezpośrednio podległego skarbnikowi Gminy, należy w szczególności:

 

1)     udzielanie informacji, prowadzenie postępowania, wydawanie decyzji i sporządzanie list wypłat świadczeń rodzinnych,

2)     sporządzanie sprawozdań rzeczowo-finansowych o zadaniach realizowanych na podstawie ustawy o świadczeniach rodzinnych,

3)     gromadzenie, przetwarzanie, weryfikowanie i archiwizowanie posiadanych danych osobowych

 

Rozdział VII.

Postanowienia końcowe.

 

§ 42.

 

Integralną część Regulaminu stanowią załączniki:

 

-          Załącznik Nr 1 – Schemat  organizacyjny Urzędu Gminy Sztabin,

-          Załącznik Nr 2 – Kontrola wewnętrzna,

-          Załącznik Nr 3 – Zasady i tryb rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków oraz postępowania ze środkami masowego przekazu,

-          Załącznik Nr 4 – Zasady podpisywania pism,

-          Załącznik Nr 5 – Zasady postępowania przy opracowywaniu projektów uchwał, materiałów na sesje Rady Gminy oraz sposobu ich realizacji,

-          Załącznik Nr 6 – Zasady postępowania przy opracowaniu projektów zarządzeń Wójta oraz sposobu ich realizacji.

 

§ 43.

 

Zmiany Regulaminu następują w trybie wymaganym dla jego wprowadzenia.

 

 

Załącznik Nr 1

do Regulaminu Organizacyjnego

Urzędu Gminy Sztabin

 

 

 

 

Załacznik Nr 2

do Regulaminu Organizacyjnego

Urzędu Gminy Sztabin

 

 

Zasady kontroli wewnętrznej

§ 1. Kontrola pracowników dokonywana jest pod względem:

§ 2. Pracownicy są odpowiedzialni przed Wójtem za wykonywanie zadań określonych dla poszczególnych stanowisk, a w szczególności za:

§ 3. Celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określenie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.

§ 4. W Urzędzie przeprowadza się następujące rodzaje kontroli:

§ 5.1. Postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający bezstronne i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanego stanowiska pracy, rzetelne jego udokumentowanie i ocenę działalności według kryteriów określonych w § 1.

• Stan faktyczny ustala się na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego.
• Jako dowód może być wykorzystane wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem.
• Jako dowody mogą być wykorzystane w szczególności: dokumenty, wyniki oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych.

§ 6. Kontroli wewnętrznej dokonują:

§ 7. Kontrole wewnętrzne powinny być:

§ 8.1. Z przeprowadzonych kontroli, o których mowa w § 4 pkt. 2 i 3 sporządza się protokół pokontrolny w 2-ch egzemplarzach, które otrzymują kontrolowany i kontrolujący lub dokonuje się zapisu w zeszycie kontroli wewnętrznej, zapoznając z jego treścią kontrolowanego.

• Protokół kontrolny powinien zawierać wnioski oraz propozycje, co do sposobu usunięcia nieprawidłowości stwierdzonych w wyniku kontroli.
• Wyniki kontroli mogą być wykorzystane do:

 

Załącznik Nr 3

do Regulaminu Organizacyjnego

Urzędu Gminy Sztabin

 

Zasady i tryb rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków oraz postępowania ze środkami masowego przekazu

 

§ 1. Mieszkańcy Gminy przyjmowani są w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek i czwartek przez Wójta Gminy w godzinach od 8°° do 10°°.

• W przypadku, gdy dzień wyznaczony do przyjmowania w sprawach skarg i wniosków jest dniem wolnym od pracy, mieszkańcy przyjmowani są w następnym dniu.
• Informacja o godzinach i dniach przyjęć w sprawach skarg i wniosków wywieszona jest na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Gminy.

§ 2. Sekretarz Gminy oraz pracownicy Urzędu obowiązani są przyjmować interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie, w dniach i godzinach pracy.

§ 3.1. Obsługę osób przyjmowanych przez Wójta w ramach skarg i wniosków prowadzi pracownik zatrudniony na stanowisku pracy ds. administracyjno – kadrowych.

• Do obowiązków pracownika zatrudnionego na stanowisku ds. administracyjno – kadrowych należy także:

• liczba porządkowa,
• imię i nazwisko zainteresowanego, nazwa instytucji, redakcji,
• data wpływu,
• adres zainteresowanego, instytucji, redakcji,
• przedmiot skargi, wniosku,
• data zlecenia załatwienia,
• komu zlecono załatwienie,
• termin załatwienia,
• data wpływu po załatwieniu,
• sposób załatwienia,
• data wysłania zawiadomienia,
• kogo zawiadomiono,
• uwagi.
• Przekazywanie Przewodniczącemu Rady Gminy skarg na działalność Wójta, po uprzednim zarejestrowaniu w wyżej wymienionym “Rejestrze”

§ 4. Metoryczne rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków kierowanych do organów Gminy należy do pracownika Urzędu, właściwego ze względu na przedmiot skargi lub wniosku.

§ 5. 1. Odpowiedzi na skargi i wnioski podpisuje Wójt.

• Pracownicy, którym przekazano skargę lub wniosek, obowiązani sa zawiadomić pracownika zatrudnionego na stanowisku ds. administracyjno-kadrowych o sposobie załatwienia sprawy, przekazując, w sprawach skarg i wniosków, kopie odpowiedzi udzielonej zainteresowanemu

§ 6. 1. Skargi i wnioski nie wymagające postepowania wyjaśniającego powinny być rozpatrywane i załatwiane nie później niż w ciągu 14 dni.

•  Inne skargi, wnioski – w terminie jednego miesiąca od daty otrzymania.

• Odpowiedzi na skargi lub wnioski powinny być jasne i zwięzłe . W przypadku zajęcia negatywnego stanowiska w rozpatrywanej sprawie, odpowiedź musi zawierać wyczerpujące uzasadnienie prawne i faktyczne

§ 7. Przy rozpatrywaniu i załatwianiu skarg i wniosków należy stosować przepisy powszechnie obowiązujące, w szczególności rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.

§ 8. 1. Bieżący nadzór nad organizacją przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli sprawuje Sekretarz Gminy.

• Pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie skarg i wniosków obowiązani są egzekwować na bieżąco sposób i termin załatwienia skarg i wniosków przekazanych do załatwienia innym jednostkom organizacyjnym.

§ 9. 1. Pracownicy Urzędu zobowiązani są do wykorzystania materiałów zawartych w skargach i wnioskach w celu likwidacji źródeł powstawania skarg

• Sekretarz Gminy zobowiązany jest do wykorzystania inicjatyw i krytyki prasowej do usprawnienia pracu Urzędu.

§ 10.1. Informacji środkom masowego przekazu udzielają:

 

Załącznik Nr 4

do Regulaminu Organizacyjnego

Urzędu Gminy Sztabin

 

Zasady podpisywania pism

 

§ 1. Wójt Gminy podpisuje:

 

§ 2. Sekretarz i Skarbnik podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, nie zastrzeżone do podpisu Wójta.

§ 3. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego podpisuje pisma pozostające w zakresie jego zadań.

§ 4. Pracownicy podpisują pisma i decyzje administracyjne w sprawach, do załatwienia których zostali upoważnieni przez Wójta odrębnym pismem.

§ 5. Pracownicy opracowując pisma, w tym decyzje administracyjne, parafują kopię pisma w końcu tekstu z lewej strony i wstawiają datę sporządzenia dokumentu.

§ 6. Radca prawny podpisuje projekty uchwał Rady, umów cywilno-prawnych, zarządzeń Wójta i innych pism, co oznacza pozytywne ich zaopiniowanie pod względem formalno-prawnym.

§ 7. Szczegółowe zasady sporządzania, doręczania i wysyłania pism, zawarte są w “Instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych”, do przestrzegania której obowiązani są wszyscy pracownicy urzędu.

 

Załącznik Nr 5

do Regulaminu Organizacyjnego

Urzędu Gminy Sztabin

 

Zasady postępowania przy opracowywaniu projektów uchwał i materiałów na sesje rady gminy sztabin oraz sposobu ich realizacji.

§ 1.1. Na podstawie planu pracy Rady Gminy oraz harmonogramu prac przygotowawych do sesji Rady dla opracowania projektów uchwał i odpowiednich materiałów, Wójt wyznacza:

• danego pracownika Urzędu - jeżeli projekt uchwały mieści się w jego zakresie działania,
• pracownika obsługującego Radę – jeżeli przygotowanie materiałów, bądź projektów uchwał wymaga merytorycznego i organizacyjnego współdziałania dwóch lub więcej pracowników

      2.W przypadku, gdy w przygotowaniu materiałów uczestniczy kilku pracowników, Wójt może wyznaczyć koordynatora prac przygotowawczych całości materiałów pod obrady Rady.

§ 2. Do zadań koordynatora należy nadzorowanie całokształtu prac nad wszystkimi pracownikami, uczestniczącymi w przygotowaniu projektów uchwał i materiałów na sesje Rady Gminy.

§ 3.1. Pracownik przygotowujący projekt uchwały Rady i opracowujący materiały ma każdorazowo obowiązek:

1.  

2. uzgodnić projekt uchwały :

3.  

• ze Skarbnikiem – jeżeli uchwała może spowodować zmiany w budżecie lub inne skutki finansowe,
• z Radcą Prawnym – pod względem zgodności z prawem i formalnym trybem przygotowania projektów uchwał ,
• z poszczególnymi pracownikami – jeżeli projekt uchwały związany jest z ich zakresem działania.

    2.   Uzasadnić projekt uchwały, o ile uzasadnienie nie wynika z opracowania załączonego do projektu,

    3.   Przedłożyć projekt uchwały Wójtowi Gminy.

§ 4. Wójt Gminy ustala ostateczną treść projektów uchwał i przekazuje je Przewodniczącemu Rady Gminy.

§ 5.1.Po podjęciu uchwał przez Radę Gminy, Wójt Gminy, szczególnie w przypadku uchwał wymagających podejmowania działań długofalowych , wyznacza i ustala w ciągu 7 dni od daty otrzymania uchwały :

1.  

2. pracownika nadzorującego całokształt prac realizacyjnych i kontrolnych uchwały,

3.  

4. obowiązki i termin opracowania harmonogramu realizacyjnego wykonania uchwały,bądź w zależności od charakteru i treści uchwały- zwalnia od tego obowiązku,

5.  

6. w zależności od zadań wynikających z uchwały – pracownika- koordynatora w wykonaniu uchwały oraz pracowników współdziałających,

7.  

8. terminy wykonania zadań wynikających z uchwały.

     2) W wypadku uchwał nie wymagających wydawania zarządzenia w sprawie organizacyjnego zabezpieczenia ich realizacji Wójt Gminy – poprzez pracownika obsługujacego Radę – przekazuje je do wykonania właściwym pracownikom.

§ 6. Pracownik ds. obsługi Rady koordynuje działalność zmierzającą do wykonania uchwał , a w szczególności :

1.  

2. przekazuje treść uchwał pracownikom i jednostkom organizacyjnym Gminy, wyznaczonym do wykonania uchwały i współdziałania w jej wykonaniu ,

3.  

4. przedstawia Wójtowi do aprobaty harmonogram realizacyjny wykonania uchwały, o ile obowiązek taki wynika z zarządzenia o organizacyjnym zabezpieczeniu realizacji uchwały,

5.  

6. czuwa nad wykonaniem uchwały, zgodnie z harmonogramem realizacyjnym oraz składa Wójtowi okresowe informacje i końcowe sprawozdanie z wykonania uchwały.
7.  

§ 7. Harmonogram realizacyjny wykonania uchwały powinien w szczególności zawierać:

§ 8. Harmonogram realizacyjny wykonania uchwały pracownik ds. obsługi Rady przekazuje w ciągu 3 dni od aprobaty przez Wójta wszystkim jednostkom, wyznaczonym do realizacji uchwały, bądź pracownikom, pod adresem których w harmonogramie zamieszczone zostały zadania i obowiązki.

§ 9. Pracownik ds. obsługi Rady oraz osoby wykonujące uchwałę w całości lub w części zobowiązani są do przygotowania:

1.  

2. projektów zarządzeń i innych wszelkich aktów Wójta niezbędnych do wykonania uchwały,

3.  

4. informacji i sprawozdań dla Rady Gminy o stanie realizacji uchwały.
5.  

§ 10. Niniejsze zasady postępowania stosuje się odpowiednio do zarządzeń Wójta Gminy.