Zarządzenie Nr 13/03

Wójta Gminy Sztabin

z dnia 31 stycznia 2003 r.

w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Gminy Sztabin.

      Na podstawie art. 33, ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 roku, Nr 142, poz. 1591 z późniejszymi zmianami), zarządzam co następuje:

§ 1. Ustalam Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Sztabin, stanowiący załącznik do niniejszego Zarządzenia.

§ 2. Traci moc Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Sztabin, przyjęty Uchwałą Nr XII/91/99 Rady Gminy w Sztabinie z dnia 29 października 1999 roku, wraz ze zmianami wprowadzonymi Uchwałą Nr XVIII/139/2000 Rady Gminy Sztabin z dnia 30 sierpnia 2000 roku oraz Uchwałą Nr XXIV/184/2001 Rady Gminy Sztabin z dnia 30 kwietnia 2001 roku.

§ 3. Zobowiązuje Sekretarza Gminy Sztabin do wdrożenia postanowień niniejszego Zarządzenia.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

                                                                                                                                                      Wójt

Tadeusz Drągiewicz

 

Załącznik do Zarządzenia Nr 13/03

Wójta Gminy Sztabin

z dnia 31 stycznia 2003 roku

 

 

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

URZEDU GMINY SZTABIN

 

Rozdział I.

Postanowienia ogólne.

 

§ 1.

 

Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Sztabin, zwany dalej Regulaminem, określa:

1.  

2. zakres działania i zadania Urzędu Gminy Sztabin, zwanego dalej Urzędem;

3.  

4. organizację Urzędu;

5.  

6. zasady funkcjonowania Urzędu;

7.  

8. zakres działania kierownictwa Urzędu i poszczególnych stanowisk pracy w Urzędzie.

 

§ 2.

 

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1.  

2. Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Sztabin;

3.  

4. Radzie, Wójcie – należy przez to rozumieć odpowiednio Radę Gminy Sztabin i Wójta Gminy Sztabin.

 

§ 3.

 

1.  

2. Urząd jest jednostką budżetową Gminy.

3.  

4. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.

5.  

6. Siedzibą Urzędu jest Sztabin, ul. Augustowska 53.

 

 

Rozdział II.

Zakres działania i zadania Urzędu.

 

§ 4.

 

Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Gminie:

1.  

2. zadań własnych;

3.  

4. zadań zleconych ustawowo;

5.  

6. zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej i samorządowej;

 

§ 5.

 

1.  

2. Do zadań Urzędu należy realizacja obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał i zarządzeń organów Gminy.

3.  

    

4. W szczególności do zadań Urzędu należy:

1.  

2. przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej;

3.  

4. wykonywanie – na podstawie udzielonych upoważnień – czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań Gminy;

5.  

6. zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków;

7.  

8. przygotowywanie uchwalenia i wykonywania budżetu Gminy oraz innych aktów organów Gminy;

9.  

10. zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji rady i posiedzeń jej komisji.

11.  

12. prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu;

13.  

14. wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi, w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności:

1.  

2. przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,

3.  

4. prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,

5.  

6. przechowywanie akt,

7.  

8. archiwizowanie akt,

1.  

2. realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy – zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

 

Rozdział III.

Organizacja Urzędu.

 

§ 6.

 

1.  

2. W skład Urzędu wchodzą następujące referaty i stanowiska pracy, które przy znakowaniu i załatwianiu spraw posługują się symbolami:

 

7/. Stanowisko pracy ds. budownictwa, inwestycji, zamówień publicznych i

9/. Sekretarz Gminy – Kierownik Referatu Organizacyjno - Administracyjnego – “O”,

któremu podlegają następujące stanowiska pracy:

2.Urząd Gminy ponadto zatrudnia pracowników obsługi takich jak:

•  

• palacz c.o. – konserwator,

•  

• sprzątaczka,

•  

• kierowca autobusu szkolnego,

•  

• kierowca – konserwator OSP.

 

§ 7.

 

Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu.

 

§ 8.

 

1.  

2. Wójt Gminy może powoływać swoich Pełnomocników do określonych spraw, funkcjonujących w ramach Urzędu Gminy zatrudnionych stale lub doraźnie na zasadzie umów zleceń lub umów o innym charakterze, podlegających jego zwierzchnictwu i wykonujących swoje zadania z reguły koordynacyjno-opiniująco - doradcze, według odrębnie ustalonych zasad.

3.  

4. Urząd Gminy może doraźnie zatrudniać pracowników na czas określony, w ramach porozumień zawartych z Powiatowym Urzędem Pracy.

 

Rozdział IV.

Zasady funkcjonowania Urzędu.

 

§ 9.

 

Urząd działa w oparciu o następujące zasady:

1.  

2. praworządności,

3.  

4. racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,

5.  

6. jednoosobowego kierownictwa,

7.  

8. kontroli wewnętrznej,

9.  

10. podziału zadań pomiędzy poszczególne stanowiska pracy,

11.  

12. wzajemnego współdziałania.

§ 10.

 

1.  

2. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań działają na podstawie prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

3.  

4. Pracownicy Urzędu ponoszą odpowiedzialność służbową przed Wójtem.

5.  

6. Szczegółowe kompetencje i odpowiedzialność pracowników określają zakresy czynności.

 

§ 11.

 

1.  

2. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy, z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem gminnym.

3.  

4. Zakupy, inwestycje i usługi realizowane są po wyborze najkorzystniejszych ofert, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.

§ 12.

 

1.  

2. Jednoosobowe kierownictwo polega na jednolitości przekazywania poleceń i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.

3.  

4. Urzędem kieruje Wójt przy pomocy Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Wójtem za realizację swoich zadań.

5.  

6. Kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych Gminy kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań i ponoszą za to odpowiedzialność przed Wójtem Gminy.

7.  

8. Kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych Gminy są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracownikom i sprawują nadzór nad nimi.

 

§ 13.

 

1.  

2. W Urzędzie sprawowana jest kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu i wykonywania obowiązków przez poszczególnych pracowników Urzędu.

3.  

4. Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie określa załącznik nr 2 do Regulaminu.

 

§ 14.

 

Pracownicy Urzędu są zobowiązani do wzajemnego współdziałania, w szczególności w zakresie wzajemnych konsultacji.

§ 15.

 

Czynności o charakterze przygotowawczym i techniczno-kancelaryjnym są wykonywane na poszczególnych stanowiskach we własnym zakresie.

 

§ 16.

 

Zasady i tryb postępowania ze sprawami wniesionymi do Urzędu regulują: kodeks postępowania administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczególne, dotyczące prowadzenia określonych spraw.

 

§ 17.

 

1.  

2. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw obywateli ponoszą pracownicy, zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków.

3.  

4. Sprawy wniesione przez obywateli do Urzędu są ewidencjonowane w spisach i rejestrach spraw.

5.  

6. Pracownik ds. administracyjno-kadrowych prowadzi rejestr skarg i wniosków, wpływających do Urzędu oraz skarg i spraw zgłaszanych w czasie przyjęć interesantów przez Wójta i Sekretarza Gminy.

7.  

8. Rejestr skarg i wniosków obejmuje również skargi i wnioski na działalność Wójta kierowane do Rady Gminy.

9.  

10. Zasady i tryb rozpatrywania skarg i wniosków stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu.

11.  

12. Pracownik ds. administracyjno – kadrowych prowadzi rejestr wydanych zarządzeń Wójta.

 

 

Rozdział V.

Zakresy zadań Wójta Gminy, Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy.

 

§ 18.

 

Do zakresu zadań Wójta należy:

 

1.  

2. reprezentowanie Urzędu na zewnątrz,

3.  

4. podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności,

5.  

6. wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy,

7.  

8. podział zadań pomiędzy poszczególne stanowiska organizacyjne,

9.  

10. udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,

11.  

12. czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu,

13.  

14. upoważnianie pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,

15.  

16. wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Wójta przez przepisy prawa oraz uchwały Rady.

§ 19.

 

Do zadań Sekretarza Gminy należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:

1.  

2. opracowywanie projektów Regulaminu Organizacyjnego i jego zmian,

3.  

4. opracowywanie projektów podziału zadań na stanowiska pracy,

5.  

6. opracowywanie zakresów czynności na stanowiskach pracy,

7.  

8. nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr,

9.  

10. przedkładanie Wójtowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu,

11.  

12. wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników bezpośrednio mu podległych,

13.  

14. koordynacja i nadzór nad pracami remontowymi w Urzędzie i zakupami na potrzeby Urzędu,

15.  

16. koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami i spisami,

17.  

18. wykonywanie innych zadań na polecenie lub upoważnienie Wójta,

10) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy,

11) prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej,

12) prowadzenie całokształtu spraw związanych z funkcjonowaniem oświaty w

gminie.

§ 20.

 

Do zadań Skarbnika Gminy należy:

1.  

2. wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości,

3.  

4. wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników księgowości budżetowej i podatkowej,

5.  

6. nadzorowanie realizacji budżetu Gminy,

7.  

8. kontrasygnowanie czynności prawnych związanych z zaciąganiem zobowiązań pieniężnych i udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty,

9.  

10. współdziałanie w opracowywaniu budżetu,

11.  

     

12. współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej,

13.  

14. wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Wójta.

 

Rozdział VI.

Stanowiskowy podział zadań.

 

§ 21.

 

1.  

2. Do wspólnych zadań pracowników Urzędu należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby organów Gminy a w szczególności:

1.  

2. prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,

3.  

4. pomoc Radzie, właściwym rzeczowo komisjom Rady oraz jednostkom organizacyjnym i pomocniczym Gminy w wykonywaniu ich zadań,

5.  

6. współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy,

7.  

8. współdziałanie w przygotowaniu projektów zarządzeń Wójta,

9.  

10. przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań,

11.  

12. współdziałanie z Sekretarzem w zakresie organizacji pracy, szkolenia i doskonalenia zawodowego,

13.  

14. przechowywanie i archiwizowanie akt,

15.  

16. stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt,

17.  

18. stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu dokumentów,

19.  

20. przestrzeganie tajemnicy służbowej i skarbowej oraz zasad wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych oraz o ochronie informacji niejawnych.

§ 22.

 

Do zadań Gminnego Centrum Reagowania, bezpośrednio podległego Wójtowi, należy podejmowanie działań zapobiegających skutkom klęsk żywiołowych oraz usuwanie skutków klęsk żywiołowych ,awarii i zdarzeń nadzwyczajnych na terenie gminy na zasadach i w trybie określonym odrębnymi przepisami.

 

§ 23.

 

Do zadań Radcy Prawnego, bezpośrednio podległego Wójtowi, należy wykonywanie obsługi prawnej Urzędu na zasadach i w trybie prac określonych odrębnymi przepisami, głównie ustawą o radcach prawnych.

 

§ 24.

 

Do zadań stanowiska pracy ds. pozamilitarnych ogniw obronnych, bezpośrednio podległego Wójtowi, należy w szczególności:

1.  

2. przygotowywanie ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny,

3.  

4. współdziałanie z organami wojskowymi,

5.  

6. administracja rezerwami osobowymi, w tym rejestracja poborowych i ewidencja,

7.  

8. orzekanie o konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny, prowadzenia gospodarstwa rolnego i uznania za jedynego żywiciela,

9.  

10. tworzenie formacji ochrony ludności,

11.  

12. nakładanie obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności,

13.  

14. udzielanie pomocy i informacji wojskowym organom emerytalnym,

15.  

16. organizowanie akcji kurierskiej na terenie Gminy,

17.  

18. prowadzenie spraw dotyczących informacji niejawnych,

10) prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych, zgodnie z

obowiązującymi przepisami.

 

§ 25.

 

Do zadań, wykonywanych w ramach zadań zleconych, Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego , należy w szczególności:

1.  

2. przyjmowanie oświadczeń o:

•  

• wstąpieniu w związek małżeński,

•  

• powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa,

•  

• uznaniu dziecka,

•  

• zmianie imienia ( imion ) dziecka wpisanego do aktu w chwili jego sporządzenia,

•  

• nadaniu dziecku nazwiska męża matki,

1.  

2. sporządzanie aktów stanu cywilnego,

3.  

4. sporządzanie odpisów,

5.  

6. sporządzanie zaświadczeń,

7.  

8. ustalanie, odtwarzanie i uzupełnianie treści aktów stanu cywilnego,

9.  

10. nanoszenie wzmianek marginesowych i przypisków.

W zakresie ewidencji ludności i dowodów osobistych do zadań Kierownika USC należy:

1.  

2. przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych na pobyt stały, czasowy, prowadzenie ewidencji w tym zakresie, wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania lub wymeldowania,

3.  

4. zakładanie i prowadzenie kart osobowych mieszkańców i ich aktualizacja oraz spraw związanych z systemem PESEL,

5.  

6. udzielanie informacji adresowych,

7.  

8. prowadzenie rejestru wyborców, sporządzanie spisów wyborców,

9.  

10. wydawanie poświadczeń zamieszkania,

11.  

12. sporządzanie wykazów przedpoborowych dla potrzeb rejestracji,

13.  

14. prowadzenie dokumentacji i wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość,

 

 

§ 26.

 

Do zadań, wykonywanych w ramach zadań zleconych, Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, należy wykonywanie wszystkich zadań przypisanych stanowisku Kierownika USC w okresie nieobecności Kierownika.

 

 

§ 27.

 

Do zadań Pełnomocnika ds. informacji niejawnych, bezpośrednio podległego Wójtowi , należy w szczególności:

1.  

2. prowadzenie szkoleń pracowników Urzędu Gminy i innych jednostek organizacyjnych gminy z zasad ochrony informacji,

3.  

4. sprawdzanie pracowników przewidzianych do korzystania z informacji niejawnych,

5.  

6. dopuszczanie sprawdzonych pracowników do możliwości korzystania z informacji niejawnych,

7.  

8. prowadzenie wykazu osób dopuszczonych do pracy na stanowiskach, z którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych,

9.  

10. nadzór nad realizacją zadań w zakresie ochrony informacji niejawnych przez poszczególne komórki organizacyjne urzędu gminy oraz jednostki organizacyjne Gminy Sztabin poprzez:

•  

• kontrolę wytwarzania dokumentów niejawnych,

•  

• kontrolę obiegu informacji niejawnych,

•  

• sprawdzanie prawidłowości archiwizowania dokumentów niejawnych.

1.  

2. współpraca w zakresie odpowiadającym realizacji swoich zadań z właściwymi

jednostkami i komórkami organizacyjnymi służb ochrony państwa i bieżące

informowania Wójta Gminy o przebiegu tej współpracy.

 

§ 28.

 

Do zadań stanowiska pracy ds. budownictwa, inwestycji i funduszy pomocowych , bezpośrednio podległego Wójtowi, należy w szczególności:

1.  

2. przygotowywanie materiałów do opracowania studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy, przygotowywanie materiałów do sporządzania projektów planów zagospodarowania przestrzennego,

3.  

4. prowadzenie całokształtu spraw dotyczących budownictwa, prowadzenie remontów i inwestycji na terenie gminy,

5.  

6. prowadzenie całokształtu spraw związanych z realizacją procedur zamówień publicznych w gminie w zakresie robót inwestycyjnych, remontowych, zakupów i usług,

7.  

8. prowadzenie całokształtu spraw związanych z pozyskiwaniem i rozliczaniem dotacji z jednostek i organizacji rządowych, pozarządowych i funduszy pomocowych,

9.  

10. prowadzenie spraw związanych z remontami i inwestycjami prowadzonymi na drogach w obrębie Gminy.

 

§29.

 

Do zadań stanowiska pracy ds. rolnictwa i środowiska , bezpośrednio podległego Wójtowi, należy w szczególności:

1.  

2. prowadzenie całokształtu spraw z zakresu produkcji zwierzęcej i roślinnej,

3.  

4. prowadzenie całokształtu spraw z zakresu łowiectwa, leśnictwa, zieleni gminnej, przyrody oraz gospodarki wodnej ,

5.  

6. prowadzenie całokształtu spraw związanych z kształtowaniem i ochroną środowiska,

7.  

8. prowadzenie właściwej gospodarki odpadami na terenie gminy,

9.  

10. prowadzenie spraw związanych z eksploatacją obiektów i urządzeń oczyszczalni ścieków, ujęć wodnych i stacji uzdatniania wody oraz budowli komunalnych,

11.  

12. koordynacja ustaleń oraz nadzór nad wykonawstwem zadań wynikających z przepisów ustawy “ Prawo Wodne”,

    7.   prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem czystości i porządku w Gminie.

 

§ 30.

 

Do zadań stanowiska pracy ds. administracyjno-kadrowych, bezpośrednio podległego Sekretarzowi Gminy, należy w szczególności:

1.  

2. prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,

3.  

4. kompletowanie wniosków emerytalno - rentowych,

5.  

6. przygotowywanie pomieszczeń i obsługa – w tym protokołowanie spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta,

7.  

8. prowadzenie spraw organizacyjnych, w tym związanych z wydawaniem zarządzeń Wójta, prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta,

9.  

10. przyjmowanie, wysyłanie, rozdzielanie i prowadzenie ewidencji korespondencji na zewnątrz i wewnątrz,

11.  

12. prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków wpływających do Urzędu,

13.  

14. prowadzenie spraw związanych z zamawianiem i przechowywaniem pieczęci urzędowych i imiennych,

15.  

16. przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem, bądź kierowanie do właściwych pracowników,

17.  

18. zaopatrywanie Urzędu Gminy w materiały biurowe i kancelaryjne.

 

§ 31.

 

Do zadań stanowiska pracy ds. obsługi Rady Gminy i ewidencji działalności gospodarczej ,

bezpośrednio podległego Sekretarzowi Gminy, należy w szczególności:

1.  

2. prowadzenie spraw związanych z obsługą:

1.  

2. Rady Gminy,

3.  

4. Jednostek pomocniczych gminy ( sołectw ),

1.  

2. wykonywanie zadań związanych z wyborami do Sejmu RP, Senatu RP, Rady Gminy oraz organów samorządów mieszkańców wsi, stosownie do obowiązujących przepisów,

3.  

4. wykonywanie zadań w zakresie kultury, w tym bibliotek gminnych,

5.  

6. prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej,

7.  

8. prowadzenie spraw związanych ze sprzedażą na terenie gminy napojów alkoholowych oraz uczestnictwo w realizacji przepisów dotyczących wychowania w trzeźwości,

9.  

10. prowadzenie, w oparciu o porozumienie z Wojewodą Podlaskim, spraw związanych z utrzymaniem grobów i cmentarzy wojennych,

11.  

12. prowadzenie spraw związanych z ochroną zdrowia mieszkańców gminy,

13.  

14. współdziałanie w przygotowaniu projektów uchwał Rady oraz ich harmonogramów,

15.  

16. wykonywanie zadań związanych z przeprowadzeniem referendum,

17.  

18. prowadzenie ciągłego monitoringu realizacji uchwał Rady Gminy i sporządzanie okresowych informacji o przebiegu realizacji tych uchwał.

 

§ 32.

 

Do zadań stanowiska ds. gospodarki mieszkaniowej i bhp, bezpośrednio podległego Sekretarzowi Gminy, należy w szczególności:

1.  

2. prowadzenie całokształtu spraw z zakresu gospodarki mieszkaniowej,

3.  

4. prowadzenie spraw w zakresie bhp w Urzędzie Gminy oraz w jednostkach organizacyjnych gminy,

5.  

6. wydawanie zaświadczeń o pracy w gospodarstwie rolnym.

 

§ 33.

 

Do zadań stanowiska pracy ds. gospodarki gruntami i transportu, bezpośrednio podległego Sekretarzowi Gminy, należy w szczególności:

1.  

2. prowadzenie spraw z zakresu gospodarki nieruchomościami stanowiącymi własność gminy,

3.  

4. prowadzenie spraw z zakresu kultury fizycznej, turystyki i rekreacji,

5.  

6. prowadzenie spraw związanych z pracą kierowców autobusów szkolnych i kierowców jednostek OSP,

7.  

8. prowadzenie spraw związanych z działalnością jednostek OSP,

9.  

10. prowadzenie archiwum zakładowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

 

 

§ 34.

 

Do zadań Zastępcy Głównego Księgowego Budżetu – Zastępcy Kierownika Referatu Finansowo-Księgowego, bezpośrednio podległego Skarbnikowi Gminy , należy w szczególności:

1.  

2. wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości,

3.  

4. koordynacja prac związanych z realizacją budżetu oraz z jego przygotowaniem,

5.  

6. dokonywanie wyceny aktywów oraz pasywów i ustalanie wyniku finansowego,

7.  

8. dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

9.  

10. prowadzenie ksiąg rachunkowych.

 

§ 35.

 

Do zadań stanowiska pracy ds. księgowości budżetowej, bezpośrednio podległego Skarbnikowi Gminy, należy w szczególności:

1.  

2. prowadzenie ksiąg rachunkowych,

3.  

4. uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu gminy,

5.  

6. prowadzenie ksiąg inwentarzowych i rozliczanie inwentaryzacji majątku gminy.

 

§ 36.

 

Do zadań stanowiska pracy ds. księgowości podatkowej, bezpośrednio podległego Skarbnikowi Gminy, należy w szczególności:

1.  

2. prowadzenie księgowości podatkowej oraz dokumentacji związanej z poborem podatków i opłat od osób fizycznych i prawnych,

3.  

4. podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych.

 

§ 37.

 

Do zadań stanowiska pracy ds. wymiaru podatków, bezpośrednio podległego Skarbnikowi Gminy, należy w szczególności:

1.  

2. dokonywanie wymiaru należności finansowych od osób fizycznych i prawnych w zakresie podatków i opłat lokalnych,

3.  

4. prowadzenie obowiązującej sprawozdawczości,

5.  

6. prowadzenie kart gospodarstw rolnych i bieżąca ich aktualizacja.

 

§ 38.

 

Do zadań stanowiska pracy ds. płac i ubezpieczeń pracowników oświaty, bezpośrednio podległego Skarbnikowi Gminy, w szczególności należy:

1.  

2. naliczanie wynagrodzeń pracowników placówek oświatowo – wychowawczych tj. szkół i przedszkoli,

3.  

4. prowadzenie kart wynagrodzeń i kartotek zasiłków chorobowych pracowników oświaty,

5.  

6. odprowadzanie w obowiązujących terminach podatków od wynagrodzeń składek na ubezpieczenia społeczne i innych obciążeń,

7.  

8. sporządzanie deklaracji podatkowych,

9.  

10. sporządzanie deklaracji składki ZUS,

11.  

12. wydawanie zaświadczeń w zakresie wynagrodzeń,

13.  

14. prowadzenie dokumentacji dotyczącej wypłaty świadczeń z ubezpieczenia społecznego,

15.  

16. sporządzanie obowiązujących sprawozdań z zakresu wynagrodzeń.

 

§39.

 

Do zadań stanowiska pracy ds. księgowości budżetowej oświaty, bezpośrednio podległego Skarbnikowi Gminy, należy w szczególności:

1.  

2. prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami polegającymi zwłaszcza na:

•  

• zorganizowaniu, sporządzaniu, przyjmowaniu, obiegu, archiwizowaniu i kontroli dokumentów w sposób zapewniający: właściwy przebieg operacji gospodarczych poszczególnych szkół oraz prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych,

1.  

2. prowadzenie gospodarki finansowej wszystkich jednostek oświatowych zgodnie z obowiązującymi zasadami polegającymi na:

•  

• wykonaniu dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu i gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi będącymi w dyspozycji jednostek oświatowych,

•  

• przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych,

•  

• zapewnieniu terminowego ściągania należności i dochodzenie roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań,

1.  

2. analiza wykorzystania przez jednostki oświatowe przydzielonych środków z budżetu gminy lub środków pozabudżetowych i innych będących w dyspozycji jednostek oświatowych,

3.  

4. dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej:

•  

• wstępnej, bieżącej i następnej kontroli funkcjonalnej w zakresie powierzonych obowiązków,

•  

• wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonywania planów finansowych jednostek oświatowych oraz ich zmian,

1.  

2. opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości, a w szczególności zakładowego planu kont, obiegu dokumentów, zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji w jednostkach oświatowych,

3.  

4. opracowywanie zbiorczych sprawozdań finansowych z wykonania budżetu jednostek oświatowych i ich analiz,

5.  

6. prowadzenie spraw związanych z obsługą finansową jednostek oświatowych w zakresie prenumeraty czasopism, rozliczanie inwentaryzacji środków rzeczowych,

7.  

8. przygotowywanie określonych analiz, informacji i sprawozdań.

 

§ 40.

 

Do zadań stanowiska pracy ds. płac i ubezpieczeń , bezpośrednio podległego Skarbnikowi Gminy, należy w szczególności:

1.  

2. naliczanie wynagrodzeń dla pracowników Urzędu Gminy, Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz Gminnego Ośrodka Kultury i Gminnej Biblioteki Publicznej,

3.  

4. rozliczanie wynagrodzeń, o których mowa w pkt. 1 z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych,

5.  

6. prowadzenie dokumentacji w zakresie działania stanowiska pracy,

7.  

8. sporządzanie sprawozdań z zakresu wynagrodzeń,

 

&41.

 

Do zadań stanowiska pracy ds. kasowych, bezpośrednio podległego Skarbnikowi Gminy , należy prowadzenie kasy Urzędu Gminy.

 

Rozdział VII.

Postanowienia końcowe.

 

§ 42.

 

Integralną część Regulaminu stanowią załączniki:

•  

• Załącznik Nr 1 – Schemat organizacyjny Urzędu Gminy Sztabin,

•  

• Załącznik Nr 2 – Kontrola wewnętrzna,

•  

• Załącznik Nr 3 – Zasady i tryb rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków oraz postępowania ze środkami masowego przekazu,

•  

• Załącznik Nr 4 – Zasady podpisywania pism,

•  

• Załącznik Nr 5 – Zasady postępowania przy opracowywaniu projektów uchwał, materiałów na sesje Rady Gminy oraz sposobu ich realizacji,

•  

• Załącznik Nr 6 – Zasady postępowania przy opracowaniu projektów zarządzeń Wójta oraz sposobu ich realizacji.

 

§ 43.

 

Zmiany Regulaminu następują w trybie wymaganym dla jego wprowadzenia.

 

 

 

Załącznik Nr 2

Urzędu Gminy Sztabin

Zasady kontroli wewnetrznej

§ 1. Kontrola pracowników dokonywana jest pod względem:

§ 2. Pracownicy są odpowiedzialni przed Wójtem za wykonywanie zadań określonych dla poszczególnych stanowisk, a w szczególności za:

§ 3. Celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określenie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.

§ 4. W Urzędzie przeprowadza się następujące rodzaje kontroli:

§ 5. Postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający bezstronne i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanego stanowiska pracy, rzetelne jego udokumentowanie i ocenę działalności według kryteriów określonych w § 1.

§ 6. Kontroli wewnętrznej dokonują:

§ 7. Kontrole wewnętrzne powinny być:

§ 8. Z przeprowadzonych kontroli, o których mowa w § 4 pkt. 2 i 3 sporządza się protokół pokontrolny w 2-ch egzemplarzach, które otrzymują kontrolowany i kontrolujący lub dokonuje się zapisu w zeszycie kontroli wewnętrznej, zapoznając z jego treścią kontrolowanego.

1.  

2. Protokół kontrolny powinien zawierać wnioski oraz propozycje, co do sposobu usunięcia nieprawidłowości stwierdzonych w wyniku kontroli.

3.  

4. Wyniki kontroli mogą być wykorzystane do:

5. 1.  

   2. usuwania i zapobiegania powstawaniu nieprawidłowości, uchybień, zaniedbań w pracy;

   3.  

   4. organizowania dokształcania pracowników;

   5.  

   6. oceny pracowników samorządowych.

 

Załącznik Nr 3

 do Regulaminu Organizacyjnego

Urzędu Gminy Sztabin

 

zasady i tryb rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków oraz postępowania ze środkami masowego przekazu

 

§ 1. Mieszkańcy Gminy przyjmowani są w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek i czwartek przez Wójta Gminy w godzinach od 8° ° do 10° ° .

§ 2. Sekretarz Gminy oraz pracownicy Urzędu obowiązani są przyjmować interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie, w dniach i godzinach pracy.

§ 3. Obsługę osób przyjmowanych przez Wójta w ramach skarg i wniosków prowadzi pracownik zatrudniony na stanowisku pracy ds. administracyjno – kadrowych.

§ 4. Metoryczne rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków kierowanych do organów Gminy należy do pracownika Urzędu, właściwego ze względu na przedmiot skargi lub wniosku.

§ 5. Odpowiedzi na skargi i wnioski podpisuje Wójt.

 Pracownicy, którym przekazano skargę lub wniosek, obowiązani sa zawiadomić pracownika zatrudnionego na stanowisku ds. administracyjno-kadrowych o sposobie załatwienia sprawy, przekazując, w sprawach skarg i wniosków, kopie odpowiedzi udzielonej zainteresowanemu.

§ 6. Skargi i wnioski nie wymagające postepowania wyjaśniającego powinny być rozpatrywane i załatwiane nie później niż w ciągu 14 dni.

Inne skargi, wnioski – w terminie jednego miesiąca od daty otrzymania.

Odpowiedzi na skargi lub wnioski powinny być jasne i zwięzłe . W przypadku zajęcia negatywnego stanowiska w rozpatrywanej sprawie, odpowiedź musi zawierać wyczerpujące uzasadnienie prawne i faktyczne .

§ 7. Przy rozpatrywaniu i załatwianiu skarg i wniosków należy stosować przepisy powszechnie obowiązujące, w szczególności rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.

§ 8. Bieżący nadzór nad organizacją przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli sprawuje Sekretarz Gminy.

Pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie skarg i wniosków obowiązani są egzekwować na bieżąco sposób i termin załatwienia skarg i wniosków przekazanych do załatwienia innym jednostkom organizacyjnym.

§ 9. Pracownicy Urzędu zobowiązani są do wykorzystania materiałów zawartych w skargach i wnioskach w celu likwidacji źródeł powstawania skarg.

Sekretarz Gminy zobowiązany jest do wykorzystania inicjatyw i krytyki prasowej do usprawnienia pracu Urzędu.

§ 10. Informacji środkom masowego przekazu udzielają:

 

Załacznik Nr 4

 do Regulaminu Organizacyjnego

 Urzędu Gminy Sztabin

Zasady podpisywania pism

 

§ 1. Wójt Gminy podpisuje:

§ 2. Sekretarz i Skarbnik podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, nie zastrzeżone do podpisu Wójta .

§ 3. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego podpisuje pisma pozostające w zakresie jego zadań.

§ 4. Pracownicy podpisuja pisma i decyzje administracyjne w sprawach, do załatwienia których zostali upoważnieni przez Wójta odrębnym pismem.

§ 5. Pracownicy opracowujac pisma, w tym decyzje administracyjne, parafują kopię pisma w końcu tekstu z lewej strony i wstawiają datę sporządzenia dokumentu.

§ 6. Radca prawny podpisuje projekty uchwał Rady, umów cywilno-prawnych, zarządzeń Wójta i innych pism, co oznacza pozytywne ich zaopiniowanie pod względem formalno-prawnym. Obok podpisu umieszcza się datę sporządzenia opinii prawnej.

§ 7. Szczegółowe zasady sporządzania, doręczania i wysyłania pism, zawarte są w “Instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych”, do przestrzegania której obowiązani są wszyscy pracownicy urzędu.

 

Załącznik Nr 5

do Regulaminu Organizacyjnego

Urzędu Gminy Sztabin

 

Zasady postepowania przy opracowywaniu projektow uchwal i materialow na sesje rady gminy sztabin oraz sposobu ich realizacji .

§ 1. Na podstawie planu pracy Rady Gminy oraz harmonogramu prac przygotowawych do sesji Rady dla opracowania projektów uchwał i odpowiednich materiałów, Wójt wyznacza:

W przypadku, gdy w przygotowaniu materiałów uczestniczy kilku pracowników, Wójt może wyznaczyć koordynatora prac przygotowawczych całości materiałów pod obrady Rady.

§ 2. Do zadań koordynatora należy nadzorowanie całokształtu prac nad wszystkimi pracownikami, uczestniczącymi w przygotowaniu projektów uchwał i materiałów na sesje Rady Gminy.

§ 3. Pracownik przygotowujący projekt uchwały Rady i opracowujący materiały ma każdorazowo obowiązek:

§ 4. Wójt Gminy ustala ostateczną treść projektów uchwał i przekazuje je Przewodniczącemu Rady Gminy.

§ 5. Po podjęciu uchwał przez Radę Gminy, Wójt Gminy, szczególnie w przypadku uchwał wymagających podejmowania działań długofalowych, wyznacza i ustala w ciągu 7 dni od daty otrzymania uchwały :

W wypadku uchwał nie wymagających wydawania zarządzenia w sprawie organizacyjnego zabezpieczenia ich realizacji Wójt Gminy – poprzez pracownika obsługujacego Radę – przekazuje je do wykonania właściwym pracownikom.

§ 6. Pracownik ds. obsługi Rady koordynuje działalność zmierzającą do wykonania uchwał , a w szczególności :

§ 7. Harmonogram realizacyjny wykonania uchwały powinien w szczególności zawierać:

§ 8. Harmonogram realizacyjny wykonania uchwały pracownik ds. obsługi Rady przekazuje w ciągu 3 dni od aprobaty przez Wójta wszystkim jednostkom, wyznaczonym do realizacji uchwały, bądź pracownikom, pod adresem których w harmonogramie zamieszczone zostały zadania i obowiązki.

§ 9. Pracownik ds. obsługi Rady oraz osoby wykonujące uchwałę w całości lub w części zobowiązani są do przygotowania:

§ 10. Niniejsze zasady postępowania stosuje się odpowiednio do zarządzeń Wójta Gminy.